1時間早く帰るIT仕事術

第8回 名刺整理の迷路から脱出しろ!

2009.03.18 WED

1時間早く帰るIT仕事術

前回記事「今すぐ仕事のやる気が欲しい!」には、
アップ後にたくさんの反響をいただきました。
日々の仕事へのやる気の出し方には、
意外に多くの人が悩んでいる様子です。
デスク周りをぱっと見渡すだけでも、
仕事に立ち向かうやる気を削いでくる障害って、
結構いろいろあります。

現にぼくのデスクなぞ、資料やらプリントやらで
いつもゴチャゴチャしていて、
集中すべきときに限って整理整頓したくなるという、
黄金のダメパターンの元凶になってます。

それなのに、いつも整理の手をつけらないのが、
もう何年分もたまっている、いただいた「名刺」の束。
ぼくが把握しきれる許容量を超えてから早数年、
増える一方の名刺ってどう扱えばいいのやら。
効率のいい整理法を知りたいのはもちろん、
そもそも集めた名刺ってどう生かせばいいの?

というわけで第8回は、
たまった名刺の整理&活用法をレポートしますよ。


筆者が数年分ためこんだ大量の名刺。当初はファイリングして整理していたはずが、いつしか許容量を超えてただ束のまま置いているだけに。はたしてこの中の何人と連絡を取る機会があるのか?(個人情報保護のため画像を加工しています)

どんどんたまる名刺を仕事に生かす方法って?



初対面の人と出会うシーンでは、何をおいても名刺交換をするのがビジネスの常識。それを日々繰り返して数年も経つと、手元には何百枚、何千枚もの名刺が集まっているもの。でも、これって意外と扱いに困るんですよね。

アルファベット順に並べたり、時系列順に分類したりと整理方法はいろいろあるけど、どれも手間がかかりそうだし、継続する自信がイマイチ。そこで、仕事術のカリスマとして知られる中島孝志さんに、究極の名刺整理法をうかがってみました。

「そもそも名刺を整理したいというのはビジネスマンなら誰もが一度は考えること。方法は古くからいくつも発明されてますが、それより大切なのは何のために整理するのかを考えることですよ。目的もハッキリしないまま整理方法だけ覚えたって、そんなのどうせ続きませんから(笑)」

っと、いきなり厳しいお言葉。そんな中島さんが実践している整理法とは?

「今やっているのは、とにかく扱う名刺の数を減らす方法です。新しく受け取った名刺は、まずデスクにある名刺ボックスにいったんすべて放り込みます。箱の中身は1~2週間に一度見直して、その間に連絡を取り合った人の名刺は、別に使っている回転式カードホルダーに分類して入れる。1ヵ月経っても何の連絡もしなかった人の分は、そのままゴミ箱に捨てます。これを実行するだけで、保存する名刺の数は2割以下になりますよ」

ひええ、そんなにあっさり捨てちゃっていいんですか? ひょっとしたら後々連絡したくなるんじゃ。

「若い人には名刺で仕事をするなとよくいってるんですが、例えば異業種交流会なんかで1度挨拶した人の名刺をどれだけコレクションしたって、ほとんど価値はないですよ。ロクに顔も覚えてない相手と、その後の関係なんてまず生まれません。もし再び会う機会があれば、名刺なんてそのときにまたもらえばいいんです」

確かに、ぼくのデスクにあふれかえっている名刺の大半は、二度と会う機会がなさそうな人のものかも。

「名刺交換をするのは当然のマナーですが、ビジネスで重要なのはむしろ名刺代わりです。私が営業マンだった20年前には、名刺と一緒に『中島新聞』という自作の月刊新聞を手渡してました。その1ヵ月の間に出会った人や、新しく知った話題などをしたためた、今でいうブログですね。そうして自分の人となりを知ってもらうことで、後の関係がつながっていった。それでやっと人脈になるんです」

名刺交換自体には、それほど意味はないってことですか。

「かつて、名刺はビジネスにおける唯一の看板でしたが、ネットが発達した現代では、数ある入り口のひとつでしかないです。メールアドレスが分かれば連絡は取れるし、受信メールを検索すれば、フッターには名刺より詳しい連絡先が書いてある。さらにブログやSNSを通じてお互いを知ることもできます。大切なのは、名刺を渡す前と渡した後に、どれだけ印象を残せるかですよ」

なんのために名刺を整理するのか、またはしないのか。整理に再チャレンジするのは、それが決まってからでも遅くないかもしれません。
交換した名刺をケータイで写メ→自分宛のGmailに送ると、名刺をこんな感じで保存しておける。必要になったら、氏名などのキーワードで検索して参照する

PC&ケータイですぐできるものぐさ名刺データ化術



放っておくと、どんどんたまってしまう「名刺」。そもそも紙の名刺はアナログな存在ゆえに、整理に手間がかかるし場所もとるといった悩みがでてくる。だったら、PCを使って情報をデータ化してしまえば、もっと簡単に管理できるようになるハズ!?

PCを使った名刺管理といえば、市販の「名刺管理ソフト」を使う方法がメジャーだ。付属のスキャナを使って名刺をPCに取り込むと、自動的に名刺の情報が読み取られて、データベースとして活用できるようになるという感じ。

ハッキリいって相当便利そうではあるけれど、筆者のように名刺交換する機会がさほど多くない(月に5枚前後)職種の人間にとっては、ちょっと大げさすぎて、逆に面倒な気もしてしまう。

そこで、もっと気軽に使えるツールでパパッと名刺をデータ化できないものか? と考えた末に筆者がはじめたのが、おなじみの「Gmail」とケータイを活用した名刺管理テクニックだ。その方法とは、
Gmail側で「名刺」ラベルを用意しておき、受信した名刺メールにラベルを付ける。後から「名刺」ラベルで検索すれば、集めた名刺をまとめて見ることも簡単
●名刺の写メを撮ってGmailに送る

これだけ。ようするに、もらった名刺をケータイのカメラで撮影して、自分のGmailアドレス 宛に送っておくだけだ。ポイントは、メールの件名に名刺交換した相手の氏名と社名を書いておくこと。本文にちょっとしたコメント(出会った場所や用件、プロジェクト名など)を書いてもOK。

この方法のメリットは、

(1)作業が簡単で場所を問わずにできる(打ち合わせなどの帰り道にできる)
(2)必要な名刺はGmailの検索機能で探せる(氏名や社名などでメール検索する)
(3)PCかケータイがあればどこからでも必要な名刺を参照できる!

という3点。出会った人の連絡先をバッチリ保存しておき、必要なときにササッと検索するだけならこれで十分というわけ。名刺自体をなくして(捨てて)しまっても困らなくなる。

また、あらかじめGmail側で「名刺」というラベルを用意しておき、受信した名刺メールに「名刺」ラベルを付けていけば、後から検索するのも楽になるはず。

その後、やり取りが増えそうな相手の連絡先だけGmailの「連絡先(アドレス帳)」に登録(手入力でちょっと面倒だけど)してしまえば、同じく場所を問わずに素早く検索&参照できるようになるので便利デス。

名刺整理というと、「キチンとルール通り分類しなきゃ!」と思いつめすぎて挫折しがちだけど、管理のための管理になってしまっては本末転倒。上記のテクニックも万人向けの正解とはいえないけれど、少ない手間でゆるーく名刺整理したい人は試してみては? 多くの先人が頭を悩ましてきた名刺の整理術。
IT全盛の現代でも人によって様々な意見があり、
ベストな整理法は定まっていません。

「そもそも何のために名刺を整理するのか?」。
ビジネスにネットとメールが普及したことで、
名刺そのものの重要性は、昔に比べて下がっているもよう。
そのうえで、何を目的として名刺を整理するのかがわかれば、
おのずと自分にとってのベストが見えてくるのかも。

さて、それでは次回のお話。
テーマはずばり「アイデア」です!
新しい企画のアイデアがぽんぽん出てくる人って、
ぼくらと何が違うの?
そのテクニックの秘密に迫ってみます。
乞うご期待!

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