英語でシゴトーク!

第4回 英語でビジネスメール、どうしたら!?

2010.09.17 FRI

英語でシゴトーク!


竹村さんに教えていただいた、丁寧さのレベルを高めるために使える婉曲表現の一例。一番上が何かを依頼する場合には最も丁寧な表現になるので、覚えておくと便利

英文ビジネスメールのお手本が知りたい!



受信トレイに発見する、英語の新着メール。迷惑メールではなく取引先の英語圏ビジネスマンからだ。返信する際、ウェブの翻訳サイトを使ったにわか仕込みの文面は避けたいところ。英語ビジネスメールの基本について、All Aboutビジネス英会話ガイドの竹村和浩さんに聞いた。

「英語のビジネスメールには『拝啓』などを使う日本の手紙と同様の、英文ビジネスレターを下敷きにした形式があり、これにのっとらないと非常識と見られます。必須の要素は頭語、前文、本文、末文、結語の5つ」

頭語は「拝啓」にあたり、「Dear Mr. Smith,」という風に、「Dear Mr(Ms).」に続けて、相手の姓、「, 」と記すのが一般的。前文は簡単な挨拶などで、本文はメールの目的である要件、末文は本文の要件に関する捕捉など。結語は「敬具」にあたり、基本的に「Sincerely, 」と記載するのだとか。

形式だけで安心するのはまだ早い。内容にも注意。

「結論を本文冒頭で書くのが鉄則です。欧米人には効率を重要視する気質があり、ゆえに相手の時間を奪わないことがマナー。そのため本文では初めに、相手が客観的に判断できる事実を列挙し、依頼や締め切りなど、要件の目的を具体的に指示することが肝心。件名もメールの目的が瞬時にわかるように書き、前文も極力短く簡潔に。そうしないと返信がこないこともあるんですよ」
英文ビジネスメールの一例。頭語は姓のみでよく、より丁寧にと思いフルネームで記載するのは間違い。結語は末文から2行空けて記載するのが一般的。件名や差出人名である署名を記すのは日本と同じ
ところで相手にお願いする際に気になるのは、日本でいう敬語の感覚。丁寧さをどう表現すべき?

「英語には日本でいう敬語はありません。たとえば送付を頼むときは、『Would you please send us~?』、“~を送っていただけませんか?”というように、『Would』などの婉曲表現を使い、それらを多用することで、丁寧さのレベルを高めるのが原則。もし相手がメールで『We would appreciate it if you could~』、“もしよろしければ、~いただけると幸甚です”というような、最上級の丁寧な表現を使っていたら、そのフレーズをそっくり真似るのが基本です。やり取りが続くと婉曲表現が消え、丁寧さのレベルが低くなり、頭語や前文、末文も省略されるようになります。これは親密さや信頼の証ともいえますね」

逆に、交渉などでは丁寧さを高めたままやり取りした方が、相手につけ入らせる隙を与えず効果的なこともあるそう。丁寧さのレベルを駆使できれば、英文ビジネスメールの達人になる日は近い…かも? 英会話について、知りたいこと、気になることがありましたら、右下の投稿ボタンから投稿して下さい。

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