小山龍介の“いますぐ使える!”デキる男の仕事術

書類は分類するな! 3秒で整理する非常識整理術

2011.05.19 THU


机に散乱した書類。時間の余裕があるときに、思い切って整理しようと思い立つ。時間をかけて書類を分類して、それぞれ別々のファイルに入れて、タックシールを貼って、書類棚に並べて…。

これが、書類整理でもっとも犯しやすい「まちがい」です。こうして細かく分類して整理するとたしかにきれいなのですが、その美しさを維持するのに膨大な労力が必要となってしまいます。そのため、すこしでも忙しくなると、すぐに散らかった状態に逆戻りしてしまうのです。

暇なときに整理するからダメなのです。忙しいときにこそ整理すべきなのです。

暇なときに行った整理は、暇なときにしかできない複雑なものになってしまいます。一方、忙しいときにできる整理は、忙しいときに可能な整理法になっています。忙しいときにも持続可能な整理をするには、こうした「逆転の発想」が必要なのです。

忙しいときの整理術として登場するのが、野口悠紀雄教授が著書『「超」整理法』で提唱する「押し出しファイリング」です。

原理は簡単。古いものから新しいものへと、書類を立てて並べていくだけ。そして使用した書類は、一番端においていきます。こうすれば、常に端には最近使用した書類が置かれ、長期間使用していない書類が「押し出されていく」。

こうすると、使用した時間軸で書類が並んでいくので、「だいたい、あのころ使ったよな」という記憶を頼りに、書類を見つけることができます。細かく分類してどこに行ったかわからなくなるよりも、より確実に、欲しい書類を見つけることができます。

そしてなにより、忙しいときでも簡単にできる。最近使ったものを端っこに並べて置いていくだけなのですから。

僕が監修をしている、BeeTVの番組『デキる男の朝活講座』も、忙しいときにこそさっと楽しめるコンテンツに仕上がっています。たった1分でテクニックを身につける、まさに「超」スキルアップ番組です。ぜひご覧ください。

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