小山龍介の“いますぐ使える!”デキる男の仕事術

自分へのアポで、「多忙」地獄から脱出する

2011.05.26 THU

ある日、スケジュール帳をみると、朝からびっしり、打ち合わせが入っている。夕方、ようやく打ち合わせが終わったと思ったら、翌日の会議の資料作りが残っている。疲れているから、いつも以上に時間がかかって、結局残業に――。誰でもこんな経験、一度や二度あるのではないかと思います。

問題は、その日にやらなければならない「資料作り」の時間を、あらかじめ見積もっていなかったことにあります。「こんなことであれば、暇なときにもっと準備しておけばよかった」と後悔しても、もう遅い。結局、やりたくない残業をやって、つじつまを合わせなければならなくなります。

もし、こうした状況を事前に察知して、前もって資料を作っておけば、今頃こんな状態に陥っていなかったはずです。

そこでおすすめなのが、「自分へのアポ」というテクニック。普段から手帳に他人との打ち合わせをだけでなく、自分自身へのアポイントも書きこんでおくのです。

このアポイントは、たとえば「資料作り」「経費の精算」「報告書作成」「来期の計画作り」など、自分ひとりでできる作業のためのもの。作業時間をあらかじめ確保することで、一日のスケジュールに無理がなくなります。

僕は、仕事をふられるとすぐに、その仕事に必要な時間を見積もります。そして、見積もった「情報収集1時間」「資料作成2時間」「見直し1時間」といった作業を、自分へのアポとして手帳に書きこみ、自分自身に対して「予約」してしまうのです。そうすれば、一日の終わりに、「今日は時間がなくて、あれをやっていなかった!」という悲劇がなくせます。

僕が監修をしている、BeeTVの番組『デキる男の朝活講座』は、たった1分でテクニックを身につける番組。忙しい朝でも、1分なら「自分へのアポ」として、確保できるはず。ぜひ、定期的なアポを入れて、スキルアップに取り組んでみてください。

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