「思い出エピソード」で心を掴む

「退職メール」で印象UPのコツ

2012.12.06 THU


「全員に1通ずつ丁寧なメールを送る必要はありません。相手との関係で使い分けましょう。社内の人で直接お礼を言える場合は原則不要」(平野さん)
イラスト/東京キリマンジャロ
「12月末をもって退職することになりました」―。そんなメールが行き交う時期がやってきた。退職者が多いこの時期、転職を控えてそろそろ退職のあいさつメールを…と考えている人もいるだろう。だが、頻繁に書くものではないし、お世話になった方に送るものだけに、決しておろそかにできない。ビジネスメールに詳しい平野友朗さんも、「好印象を与えられれば退職後も付き合いを継続しやすくなるので、退職メールはとても大切」と力説する。

では、R25世代は退職メールにどんなことを書いているのか? 複数回答で尋ねると、「お世話になったお礼」(82%)が最多となった。

「“お礼”が退職メールの主眼ですから、絶対に必要な基本中の基本です。ただ、これだけでは弱い。別の要素も入れないと、印象深いメールにはなりにくいですね」

今後を考えれば、お礼だけでは不十分のようだ。アンケートで“お礼”の次に多かったのは「今後の進路」(25%)だが…。

「退職メールは退職する会社の人間として送るものなので、転職先情報や個人的な連絡先を書くかどうかは慎重に。先方に聞かれたら答える程度が望ましいですね」

むしろ、22%が盛り込んだと回答した「思い出に残った仕事のエピソード」が理想的だと平野さん。特に、ともに取り組んだ仕事の話はインパクトを与えやすいという。実際、「過去に受け取った退職メール」の中で印象に残った内容を聞くと、「『一緒に仕事ができたから、今の私がある』とあったときはうれしかった」、「2人で協力した仕事に触れてあり、思わず電話をしてしまった」などの声があがった。

「そもそも、メールは受け取る相手の気持ちに配慮して書くべきもの。それがきちんとできていれば、退職メールも難しくはないはず」

最後のメールで印象が大きく変わることもある。どうせなら心をこめてステキなメールを書きたいものだ。
(鼠入昌史/Office Ti+)


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