受信メールは送信の約3倍の量!

相手にスルーされないメールのコツ

2014.04.22 TUE


返信の際に迷うのが、タイトルを変えるかどうか。ツリーで管理している場合もあるので、ツリーを崩さないためにも、変えない方が相手にわかりやすい。用件が続いているときは件名を変えずにそのまま返しても、メールマナーでは失礼にはあたらない。
毎日山のように送られてくるメール。処理に手間取って、ついつい後回し…なんてことありません? でもこれって逆もしかり。大切なメールが他のメールのなかに埋もれてしまい、スルーされることもありうるのだ。

「ビジネスメールにおいて、1日の送信数は約10~15通。それに対して、受信数は2倍から3倍程度で、 仕事内容によっては50通以上のメールを受信している人も珍しくはありません。返信が来ないのは相手に後回しにされている可能性が高いでしょう」

と、教えてくれたのはビジネスメール教育の第一人者・平野友朗さん。 では、メールの「件名」で、存在感をアピールできないものだろうか?

「まず、相手の立場に立って考えることです。メールは『誰のどんな用件か』で認識するもの。件名では、隅付き括弧を使って『【依頼】【相談】』のように頭に大事なことを持ってきて目立たせることは一種のコツといえます。また、抽象的な表現ではなく、会議の日時や商品の名称など、具体的に書くことが大切。名称を使う場合は、相手の頭のなかにあるワードを使って書くのがわかりやすいでしょう」

たとえば、会議の出欠確認を取るメールなら

【出欠確認】○/×(▽時)5月発売●●新製品会議

のような形式が望ましいという。

「返信を求めているのか、ただの報告なのか、相手に望む行動が一目でわかると、優先順位が上がります。ただ、【要返信】【至急】など、こちらの都合を相手に押しつけるような表現をやみくもに使うのは避けましょう。相手との関係性や状況によっては相手を不快にさせてしまいかねません 」

なるほど。では、逆にどんな件名だと見落とされやすくなるのだろうか。

「よく、■や☆などの記号を使って目立たせようとする人がいますが、メルマガや迷惑メールに間違われやすいので避けた方が無難です。また、件名が並んだときに頭がひとつズレるよう、先頭にスペースを付ける人がいますが、これもマナーとしてオススメできません」

どうやら、奇をてらった件名で目立たせようとするのは逆効果のようだ。ほかに何か注意点はありますか?

「件名とともに表示されるのが送信者名。特にファーストコンタクトの際は、日本語で会社名と名前が両方わかるようにした方がいいでしょう。会社で表記を変えられない場合は、会社名と名前を件名に書き加えると効果的です。また、メールで大事なのは、相手に『得だ!』と思わせること。いい知らせのときは、それを件名に書き加えるといいでしょう」

具体的で簡潔なのはもちろん、お得感を演出できるようなタイトル付けを心掛けよう。
(廣野順子/Office Ti+)

※この記事は2013年4月に取材・掲載した記事です

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