納品、締切の間に合わないときに…

催促のテク・催促をかわすテク

2014.06.10 TUE


つん / PIXTA(pixta.jp)
どんな仕事にも締切は付きもの。とはいえ、スケジュール通りに仕事が進まないことは多く「いつになったらできるんですか?」なんて催促しなきゃならないケースはよくある。そこで知りたいのが“上手な催促のコツ”。締切を守ってもらえるような、魔法の言葉が知りたいのだけど…。

「催促するうえで大切なのは、前々から定期的に締切を意識させることです。とはいえ、露骨に『締切は○日ですが大丈夫ですか?』と連絡するのは印象が悪いですから、例えば打ち合わせの後に連絡する要件をあえていくつか作っておいて、その際に『お日にち○日までで恐縮ですがよろしくお願いします』などと最後に添えるのがいいでしょう」

お答えいただいたのは、社員教育・研修を行うインソースの企画開発部部長・大畑さん。確かに締切を伝えるためだけに連絡するのは気が引けるし、かといって何もせずに待っていると、あっさり期日を過ぎてしまう可能性がある。

「また、『これまで進めていただいているなかで不明点などありませんか?』などとメールするのも、相手を急かすには有効だと思いますよ。こういわれると、相手も取りかからざるを得なくなりますから」(大畑さん)

大畑さんいわく「催促のポイントは正論で攻めない」こと。正論で攻め立てると相手に強いプレッシャーを与えるので、遅れそうな場合の事前連絡や相談が来にくくなるそうだ。

では反対に、催促される側がうまくかわすコツはあるのだろうか?

「納期が遅れる理由を伝える際に、なるべく相手側に負い目のある部分をピックアップしてみてください。例えば遅れている理由を、相手から細かな要望を受けた箇所を選んで『○○の部分がまだ完成しておらず…』というと相手も多少気を遣うのではないでしょうか」(同)

自分たちの出した要望が遅れの原因と分かると、さすがにガツガツ催促しにくい。ただし、相手に責任転嫁しているイメージを持たれると逆効果なので、まずきちんと謝罪をしてからやんわり伝えることが肝心だ。

「とはいえ、やはり締切に間に合わなそうな場合は事前にいうのが一番。そのときも、遅れることを伝えるだけではなく、『○○の部分で時間がかかってしまいましたが、△日までにはお送りします』とこちらから提出日の見通しを伝えると印象も良いはずです」(同)

催促する側が一番知りたいのは先の見通し。締切に遅れそうなことを告げる場合は、何が何でもこちらから「実現可能な締切」を再提案しよう。

スケジュール通り進行できれば催促する術もかわす術も必要ないが、そうはいかないのが現実。少しでもコツを覚えて、うまく締切を乗り切りたいものだ。
(河合力)

※この記事は2012年03月に取材・掲載した記事です

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