Web時代の名刺代わり!

メール署名の常識・非常識

2014.07.28 MON


Outlookをはじめ、ほとんどのメーラーやwebメールサービスには署名を挿入する機能が付いている。自動挿入、一通一通手動で挿入するなど、署名の入れ方も設定できるので、みなさんもいま一度、署名内容と設定のご確認を!
とある昼下がり。ランチからオフィスに戻ると、デスクに「取引先●●さんから電話あり。至急コールバック」との書き置きが。トラブル発生か!? と焦りつつ、コールバックしようと思ったら、メモに電話番号がない! むぅぅ。ならば、と直近のメールで相手先の番号を確認しようと思ったら…、こちらもない! メールに署名がついてないから、すぐにコールバックできないヨ~! あ~。2年前にもらった名刺、どこだっけ~?

あのぅ…。メールに署名をつけないのって、アリorナシ?

「社外宛のメールには署名を必ずつけるべきですね。連絡を取る際、名刺を引っ張り出してくるより、署名を参照した方が早く対処できますから。社内メールや過去に何度もやりとりを重ねている社外取引先へのメールにも、名前・社名・電話番号といった最低限必要な要素を記したシンプルな署名をつけておくと親切です」とは、『メールは1分で返しなさい!』(フォレスト出版)の著者、神垣あゆみさん。

考えてみれば、メールの署名って同じ会社や部署でも人によってバラバラだったりしますよねぇ。神垣さん。今さら同僚にも聞きにくいんですが、署名に絶対入れるべき必須要素とは?

「署名を構成する要素としては、相手が自分に連絡する際に必要な情報がきちんと盛り込まれていることがポイントです。社名や部署名、名前、住所(郵便番号も明記)や電話番号(あれば、内線や直通番号も)、FAX番号、メールアドレスなどは必須ですね。営業職などで外出が多い方は、携帯電話の番号を添えておきましょう」(同)


以下、神垣さんに教えてもらったメール署名のひな形。
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株式会社○○○○ ○○事業部  佐藤太郎
〒150-XXXX 東京都○○区○○  ○○ビル○F 
TEL:03- XXXX - XXXX  FAX:03- XXXX - XXXX
携帯:090- XXXX - XXXX  
E-mail:xxxx@xxxx.com
URL: http://r25.yahoo.co.jp/
──────────────────────────────

上記に加え、最近では、ツイッターのアカウントや社用ブログのURL、スカイプ名などを加える場合も。また、新商品やサービスの紹介、コーポレートメッセージなどを添え、署名を一種のメディアとして活用する人も増えているという。

あ、そうそう。ちなみに、本文と署名を区切る線に■■■のような記号を使っている署名もよく見かけるけれど……。あれはアリですか?

「罫線や記号を多用して過度に装飾したものより、シンプルで分かりやすい方が好印象。■■■や★★★のように見た目に重たいものは圧迫感があります。どうしても記号を使うなら、□□□や☆☆☆がベターです。また、英字や数字も、全角より半角の方がスッキリしていて好ましいですね」(同)

なるほど。メールでのやりとりがますます増えるこの時代。メール署名はすでに、名刺代わりとして機能しているんですね。奇抜さを狙いすぎず、シンプルかつ見やすいデザインを心がけるべきなのかも!
(吉原 徹/サグレス)

※この記事は2010年7月に取材・掲載した記事です

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