仕事の効率アップから自分探しまでできちゃう!?

専門家が伝授!手帳の使いこなし術

2016.02.19 FRI


手帳に予定を記入する時は、時間や場所だけでなく、口手土産購入、口企画書持参など、その日までにやっておくことや持ち物をリスト化しておくと、うっかりミスが減る!
そろそろ、4月始まりの手帳が出回り始める時期。手帳やスケジュール管理アプリを見直すには良いタイミングだ。これまで購入したものに使いにくさを感じて、結局使わなくなってしまった…という経験がある人もいるのでは? また、実際に選ぶとなると、「自分に合っている手帳はどんなものなのか」「そもそも手帳とスマホアプリのどちらが良いのか」など、わからないことが多い。

実際、20~30代の男性会社員200人に行ったアンケート調査(協力:ファストアスク)でも「スケジュール管理ツールを使いこなせていない」と感じている人が3割以上という結果に。さらに悩みを聞いてみると、

・「アナログ手帳のページをフル活用できず、余白が残ってしまう」(33歳)
・「後で見てわかるように、整理して書き残せていない」(37歳)
・「カレンダーアプリを使用しているが、特定の機能しか使っていない」(39歳)
・「手帳とアプリを併用しているが、どちらに予定を記入したのかわからなくなる」(38歳)

といったコメントが寄せられた。そこで、手帳評論家の舘神龍彦さんにまずは自分に合った手帳の選び方について教えてもらうことに!

「そもそもスケジュール管理ツールの使いやすさは人によって異なります。『何を書き込みたいか』『どんな用途で使いたいか』を明確にすることが大切です」(舘神さん、以下同)

使用目的と手帳の特性が合っていないと、スペースが余ったり、記入するのが面倒になったりするなど使いこなせなくなるのだとか。まずは以下を基準にしてツールを選ぶべきだという。

■アナログ手帳に向いている人
・予定だけでなく会議メモやアイデアなどを書き込みたい人
・頭の中を整理したい人

■スマホアプリに向いている人
・メモなど記入せず予定のみを管理したい人
・予定の変更が多い人
・チームでスケジュールを共有したい人

では、自分が使うべきツールを選んだ後はどうすれば?

「例えばビジネスマンの方なら、“仕事のスタイル”を基準にするといいと思います。スケジュール管理アプリの場合は、月間、週間などの表示を切り替えられますが、アナログ手帳はそうはいかないので、特に慎重に選んだ方がいいですね。まずは、予定記入欄が異なる代表的な2タイプを知っておきましょう」

そこで、業務のタイプ別、おすすめアナログ手帳について聞いた。

■会議や外回りなどが多く、1日ごとにタイムスケジュールが違う人
→「バーチカル式」(見開き全体に1時間区切りの時間軸が表記されている手帳)

■曜日単位でルーチンワークが決まっている人
→「週間レフト式」(見開きの左ページに1日単位で1週間の予定記入欄がある手帳。右ページはメモ欄)

さらに、構造やサイズも選び方のポイントとのこと。たとえば、図版やイラストをメモすることが多い人は、自由にメモ帳を補充できる「バインダータイプ」。資料などを挟んで持ち歩きたい人は「A5版サイズ」の手帳を選ぶと、A4資料を半分に折った時、ピッタリ収まるので使い勝手がいいのだとか。

今まで、何となく手帳を選ぶことが多かったが、これだけ基準があれば適した手帳を選べそうだ!

では、アナログ手帳を選んだ後の“使い方のコツ”は?

「書き込む“ルール”を決めるといいですね。一例を挙げると、『プライベートの予定は赤、仕事の予定は青』と色分けをする、仮の予定は■や★などの印をつける、免許の更新や誕生日などの変わらない予定は年間予定表に記入するなど、決まりを作っておくと、ひと目でスケジュールが把握でき、情報を整理しやすくなりますよ」

また、アプリとアナログ手帳を併用している人は、「まずはアプリに入力。細かい予定や関連するメモを手帳に記入」などのルールを決めておくと、どこに書いたのかわからない…という事態を避けられるという。

「予定の管理以外にも、『プレゼン資料作成終了』といった“終わったこと”を終了時間とともに記録するという“ルール”を作れば、1つ1つの仕事の作業時間が明確になり、効率アップにつながります。また、仕事だけでなく、読んだ本やその日の体調、ひとこと日記などを記録し続けることで、気づかなかった自分を発見するきっかけにもなると思いますよ。手帳は使う人によって色々な可能性が広がるツールなんです」

スケジュール管理だけでなく、仕事の効率アップや自分探しまでできちゃう手帳。今年こそは、手帳を使いこなして新たな自分を見つけてみる?
(キンモク星司/short cut)

  • バーチカル式/1日の予定を1時間単位で記入できる。手帳によって、時間軸に何時から何時まで表記されているかが異なるので注意
  • 週間レフト式/1週間の予定をひと目で把握できる。右側は、週間の目標やTo Doリストを書くなど、自由に使えるのも魅力

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