「個人情報保護法」施行をきっかけに

日々増え続ける名刺も究極の整理術でスッキリ!

2005.04.14 THU

この4月から、個人情報保護法が完全施行。情報漏えい等のトラブルがあった場合、会社が管理責任を問われることになるため、情報管理について社員への指導が行われるケースも多くなるはず。そして、日々渡し渡される名刺も重要な個人情報のひとつだ。

しかし、この名刺の整理法について頭を抱えている人も多いのではないだろうか。筆者の周囲では、名刺ファイルやボックスを使って会社名のアイウエオ順、または会った日付順に保管している人が多い。だが、「肝心なときに連絡先が探せない」、「辞めた人や異動した人の名刺が溜まる」などの不満を抱えたまま、上手な整理法を見いだせないでいるようだ。そこで、オフィス業務効率化のコンサルティングを手がける、トムオフィス研究所の壺阪龍哉氏に、自身も実践する究極の名刺整理術を聞いた。

「名刺をもらったら、忘れないうちに会った日付や場所、要件をメモ。そして、1.頻繁に連絡を取る人、2.ほとんど連絡しない人、3.連絡しない人、に分けます。1.は検索しやすい回転式名刺整理器に、2.はもらった順に名刺ファイルに保存。3.は思い切って捨ててしまうんです」

毎月40枚~50枚ずつ名刺が増えていくという壺阪氏だが、所蔵する名刺は700枚程度までと決めている。そして、業務の空き時間を利用して2.のファイルを見直し、不要と判断した名刺はシュレッダーにかけて廃棄。「名刺の数=人脈ではありません。使えないデータを死蔵し続けると情報入手効率も悪くなりますから」(壺阪氏)。

最近では、スキャナで文字情報を取り込み、パソコン上で名刺データを管理できるソフトも数多く登場。読み取り精度も年々上がり、使い勝手は良くなっている。だが「デジタル化されたデータは便利ですが、情報流出等の危険性も高まります。管理・処分にはより注意が必要ですね」(壺阪氏)。

いずれにせよ、日ごろから少しずつ手を入れるのがコツのようだ。超名刺整理法、今日から実践してみる?

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