もうミスなんか恐くない!?

失敗しても逆に評価の上がる始末書の書き方を学んでみた

2007.01.25 THU

人間誰しもミス=不始末を犯します。そう、ものすっごい仕事のできるアナタ(苦笑)も一度や二度は仕事上でミスを犯したことがあるでしょう。そのとき書かされるのが始末書。

これを学生のときに提出した作文同様、「適当に書いて出せばいいんだろ」と軽んじてはダメ。その内容次第では“わかってないヤツ”“できないヤツ”だと烙印を押されてしまいかねません。そこで、経営コンサルタントで作家でもあるビジネス文書の達人、中島孝志氏に“良い始末書の書き方”、“逆に評価の上がる始末書の書き方”を訊いてみたところ、「重要なのは“簡にして要”な文書を即座に提出すること」であるという(※以下「」は同氏コメント)。

簡要にするためには、全体をブロック分けして書くとよいとのこと。頭から順に【差出人の名前などのヘッダ】→【不始末の見出し&簡潔な内容】→【経緯&客観的損害】→【原因&対応】とします。特に重要となるのが最後の2ブロック。

「【経緯&客観的損害】でのポイントは、例えば『大学時代の友人と飲んでいてファイルをなくした』などと私的な要因を書く人がいますがそれは不要です。むしろ言い訳と取られてマイナスの印象を与えかねないので厳禁。客観的に経緯を述べてください」

なお、経緯の後に記す客観的損害は“顧客データ100名分損失”などと具体的かつ明確に記すべき。

「そして最も重要なのが【原因&対応】。原因は何があろうとひたすらに潔く『自らの不注意』とすべきです。対応は直近のものを具体的に。“本日中に対象となる顧客のリストアップを完了”などと、始末書差し出し直後に行うことを具体的に明記します。そして最後に反省の言葉と“どのような処分も受ける”決意で締め」

とにかく言い訳厳禁。それにはいたって客観的に文を進めていくことが肝要だ、と。

どうですか? 上手な始末書の書き方はわかりましたか? あとはお仕事がんばるだけですね!


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