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ドキュメントスキャナで書類整理

2012.10.14 SUN


S1300はモバイル用途にも設計されているのでノートPCからのUSB給電でも稼働する。例えば、膨大な資料やパンフレットをもらって持ち帰るのも大変な見本市などでは、現場でスキャン→データ化して手ぶらで帰ることも可能なのです。すごくいい! また、議事録や資料にメモした状態でデータ化できるのもナイス。なお、Windows/Macの両対応ですが、一部ソフトや機能はMacでは未対応 撮影/熊林組
21世紀に入って10年も経とうというのに、相変わらず書類ベースで仕事が進むビジネスシーン。会議の資料を始め、交換した名刺、お得意からの案内状や年賀状、見本市でもらったパンフレット、備品の説明書、資料に使うかもしれない新聞や雑誌の切り抜き…と、かさばるうえに捨てにくいビジネス書類が日々山のように積まれていきます。

積まれていくから整理もできない。結果、必要な時に必要な書類が探しきれない。

そんな非効率的な情報のストックを、きれいさっぱり処分して、かつ、デジタルデータとして整理整頓するのが、昨今ビジネスマンを中心に売れているというPFU製のドキュメントスキャナ「ScanSnap」です。

最新モデルのモバイル型S1300の場合、ボタンひとつで最大10枚のA4 用紙裏表を一気に読み取って、PDFなどのデジタルデータにさくさくと変換します。その読み取り速度は、ACアダプタでの駆動時、ノーマル画質で両面8枚/分と高速。

しかも名刺やはがきも含めてサイズは自動検出し、原稿の些細な傾きや天地も自動的に補正。かつ白紙ページをすっ飛ばしてもくれます。

さらに、文章内の重要なキーワードに蛍光マーカーでマーキングしておけば、その言葉を自動で文字認識し、デジタル文書のキーワード(タグ)として自動登録してくれます。これで後から文書を検索するのが超カンタン。

また、新聞の切り抜きや、レイアウトが複雑な雑誌記事でも、必要な部分をマーカーで囲んでおけば、その箇所だけ切り出してPDF化できるインテリジェント・クロッピング機能もついています。

読み取ったデータはPDFで一元管理しておけば、パソコンはもちろん、携帯やスマートフォン、電子ブックリーダーなどで、場所を取らず軽々持ち歩け、また、必要な時に検索・閲覧することができます。自宅でも──分解する作業は必要ですが──捨てるにはもったいないけれど、保管しておくのも邪魔な書籍や雑誌をどんどんデジタル化することで部屋もすっきりするはずです。

うーん、何より自分が一番欲しい(笑)。R25本誌のバックナンバーを整理したい…と書いたら編集長に怒られそうですが。
(熊山 准)

※この記事は2010年01月に取材・掲載した記事です

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