PCメール操作の代表的なうっかりミス

メールの“添付忘れ”を防止する技ありテクを調査してみた!

2008.02.08 FRI


メール添付したいファイルを右クリックしてから「新規メール」を開けば安心。お使いのメールソフトによって操作メニューは若干異なります。ご注意ください。
「あ゛!!」と気づいたときは、時すでに遅し。先方に送るメールに必要な書類を添付するのを忘れてしまった! そんなうっかりミスをなくしたいと思っている人って、かなりいるのでは? 添付忘れも一度や二度なら、まあ仕方ないで済まされるかもしれないけれど、何度も続くと「慌てんぼう」「落ち着きがない」なんて悪印象を相手に与えかねません。うーん、何かいい方法ってないものでしょうか。

というわけで、まずは送信ボタンを押してしまってからでも、なかったことにできるようなウルトラテクを考えてみることに。

思いついたのは、送信ボタンを押した瞬間、パソコンのLANケーブルを引っこ抜いてしまう荒業。かなり原始的な方法だけど、回線を遮断してしまえば、相手にメールが届いてしまう前に、ミスを帳消しできるはず。しかし、いざやってみると、添付ファイルなしのメールはあっという間に送信されてしまうので、何度チャレンジしても間に合いません!

試しに容量の大きい書類が添付されたメールでチャレンジしてみると、今度は見事に成功! でも、添付忘れを防止するためのテクだから、これでは意味がないんだよな~。しかも、ケーブルを抜くので、その場ですぐミスに気づいた場合に限られるという欠点もあります。

お次は、メールソフトを終了させてしまうという作戦。いちいちメニューから「終了」を選んでいたら、間に合わないので、アプリケーションを終了させるショートカットキー(ALT+F4)を覚えてから挑戦してみることに。でも、やっぱりこちらもメールの送信スピードに、手の動作が追いつかない。送信ボタンを押してしまった瞬間、もうあきらめるしかないのかも…。

というわけで、一個人がウルトラテクを編み出すのはちょっと無理っぽいと判断。PCのセキュリティ関連に詳しいライターの山賀正人さんに、ファイル添付忘れの予防策を聞いてみました。

「最もてっとり早いのは、ファイルからメールを作成して送信する方法です。添付したいファイルを右クリックして“メールで送る”を選択するだけ、と作業が簡単。複数のファイルを添付する場合は、ひとつのフォルダにまとめて、右クリック→送る→圧縮をかけて送れば、単一のファイルを送るのと変わらないんです。これなら忘れようもないのでは?」

山賀さんのアドバイスによると、なんだかんだいって一番効果的なのは“チェックリスト”なのだそう。方法はいたってカンタン。

1)「TO」「CC」を確認
2)件名は適切か?
3)添付し忘れてないか

と書いた紙をパソコンの近くに貼るだけ。送信ボタンを押す前にひと呼吸して、チェックリストを見る習慣さえ身につければ、添付忘れは1年に1~2度程度でしょう、とのことでした。

なんて散々書いているうちに、編集部にこの原稿を添付するのを忘れそうな予感がした小生。早速チェックリストのお世話になったのでした…。とほほ。

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