1時間早く帰るIT仕事術

第4回 時間食いのメール書きを克服したい!

2009.01.21 WED

1時間早く帰るIT仕事術


MS-IMEの「単語/用例の登録」ウィンドウから「読み」と「語句」を入力することで、好きなようにフレーズを「単語」として登録できる

ビジネス「単語登録」でメールの早書きに挑戦!



朝、オフィスにたどり着いてまずメールチェック。受信メールから重要なものを抜き出して、1通ずつ返信メールを書いて。やっと処理を終えて顔を上げると、すでに時計は昼近く! なんてこと、結構あるのでは?

ビジネスメール教育を専門とするアイ・コミュニケーションが2008年に実施した実態調査によると、ビジネスマンが1日に送信するメールの数は「10通以内」が約70%、「20通以内」が約18%、「30通以上」も5.9%以上いるんだとか。

メールを書き上げて送信するまで、1通あたり5分としても10通なら50分。なかには文面を考えるのに数十分以上かかるケースだってあるワケで、1日の業務のなかでメールを書いている時間って、かなり長いハズ。

そこで、少しでもメール作成時間を短縮するためのテクニックが、ビジネスメールでよく使う定番フレーズをPCのユーザー辞書に「単語登録」してしまう方法だ。

簡単にいえば、例えば「おつ」と入力するだけで「お疲れさまです。」と変換されるように、PCの日本語入力ソフトに教え込んでしまうワケ。キーボードのタッチ数を極力減らすことで、メール作成をスピードアップできる。

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【ビジネスで使える単語登録の例】
「おつ」 お疲れさまです。営業部の●●です。
「こんご」 今後ともよろしくお願い致します。
「いつも」 いつもお世話になっております、
「けんとう」ご検討のほど、よろしくお願い致します。
「あど」 go****@*****.co.jp(メールアドレス)
「でんわ」 私の直通番号は、03-****-****です。
「けいたい」 私の携帯番号は、090-****-****です。
「じゅうしょ」 東京都中央区築地********
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そのほか、自分のフルネームを最初の数文字だけで変換できるように登録したり、自社名や同じ部署のスタッフ名を登録しておけば、メール以外の様々なシチュエーションにも活用しやすい。

また、同じ読みに複数の単語登録をすることもできるので、送信先にあわせていくつかのパターンを用意しておくのも便利だ(挨拶文の社内/社外バージョンなど)。

◆MS-IMEにオリジナルの単語登録をする手順
言語バーの「ツール」ボタンをクリックし、メニューから「単語/用例登録」をクリック。登録ウィンドウが開くので、「読み」と対応する「語句」を入力し、「登録」ボタンをクリックする。

実際に試してみると、1回ごとの入力作業で短縮できる時間はわずかでも、積み重ねによって多くの時間を生み出せることが実感できるハズ。「キータッチも積もれば山となる」の精神で、一度思いつく限りの定番フレーズを単語登録してみては?

ちなみに筆者は、今回の原稿を書くにあたって【「たん」単語登録】で単語登録してみました。うーん、1分くらいは短縮できたかな?
現バージョンのOutlook Expressでは、保存した「.emlファイル」を開くと、受信メールとして表示されてしまう。そのためテンプレートとして使うには、まず「転送」ボタンをクリックし、件名の「FW:」や本文先頭の引用表示を削除する必要がある

「テンプレ」活用で定番メールを1分で送る!



ビジネスからプライベートまで、メールコミュニケーション全盛の昨今。送信ボタンを押せば一瞬で届くうえ、相手の時間を奪うことも少ないから、電話ですむことでもついついメールでなんて習慣になってる人も結構いるハズ。

でも、実際に自分が送信しているビジネスメールを見直してみると、結構内容がパターン化されているような? 例えば筆者なら、「原稿送付の報告」や「取材先へのアポ入れ」といったメールを毎日のように誰かに送っている。

いつもと同じような内容のメールを作成するとき、ゼロから文章を書き起こすのは時間のムダだ。そこで、繰り返し送るメールは内容を「テンプレート化」することで、作成時間を短縮してしまおう。

簡単にいえば、よく送るメールの文面をまるごと保存しておき、必要なときに取り出して送信しようというワケ。例えばアポ入れメールならこんな感じだ。

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★★★様

株式会社リクルートが運営するサイト「R25.jp」にてライターをしております呉と申します。突然のご連絡を失礼致します。

この度、私が担当しておりますR25.jp内のコラム「1時間早く帰るIT仕事術」のコーナーにて、★★★★★という趣旨の記事を予定しております。

そこで、★★★★について造詣の深い★★★様にインタビューのご協力を頂きたく、ご連絡させて頂きました。

R25.jpの概要、および取材スケジュールなどの詳細をまとめました企画書を添付致しますので、ご検討頂けますようお願い致します。

お忙しいこととは存じますが、何卒ご協力のほど宜しくお願い申し上げます。
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この文面をテンプレートとして保存すれば、文中の「★★★」の部分を書き換えるだけで送信できるので、書き始め送信までの時間は1分ほどで済む。

ゼロから書き起こすのと比べて圧倒的に手間を減らせるし、いちいち丁寧な文面を考える労力もいらない。また、時間がなくて慌ただしいときでも、文法ミスや誤字脱字を防げるのもポイントだ。

テンプレートを作る作業はかなり簡単。月に1回でも繰り返し書くメールなら、さくっとテンプレ化してしまおう。

(1)Outlook Expressでは
「メッセージの作成」画面から作りたいテンプレートの文面や件名を入力して[ファイル][名前を付けて保存]を選択、「*.eml」形式のファイルとしてPCに保存する。以降はファイルをダブルクリックして開くだけで、送信直前の状態から作業を始められる(注・ただし現バージョンでは、表示されるウィンドウで「転送」ボタンをクリックし、件名に追加される「FW:」などを削除する必要がある)。

(2)Gmailでは
ビジネスで使われることも多いGmailだが、残念ながらテンプレート機能には対応していない。そこで、上記のようなテンプレ文面を作成したら、個別に「テキストファイル」としてPCに保存し、必要に応じてファイルを開いて、Gmailのメール作成画面にコピー&ペーストする。

実際にテンプレ化したメールを常用するようになると、メール作成が断然気楽になる。送らねばならないメールが何通もたまってしまい、手を付けるのが面倒という憂鬱さがなくなり、機械的にバシバシ処理しやすくなるのだ。

毎日大量のメールを処理している人ほど、テンプレ化の効果は高いハズ。まずは自分のメーラーの「送信箱」を見直して、似たようなメールを何通も書いていないかチェックしてみては? 毎日必ず行っている「メール作成」を効率化するテクニック、いかがでしたか?

「単語登録」と「テンプレート化」。どちらも細かいワザではありますが、何度も繰り返す作業を省力化できるだけに、仕込みができれば効果は確実です。

日常的なルーチンワークを、PCを賢く使ってどんどん省力化していきましょう。

また、みなさんが実践している作業の省力化・効率化のテクニックがあれば、ぜひともご意見お聞かせください。

さて次回のお話。

ぶっちゃけ今の仕事って面白いですか? ナニナニ、つまらなくてついダラダラしちゃう? それじゃ、どうしたら仕事が面白くなるか、ゲームの世界を参考にして考えてみましょう!

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