ネットの常識・非常識

第6回 情報や動画のウマい管理法が知りたい!

2009.02.04 WED

ネットの常識・非常識


IEのタスクバーの「ファイル」>「名前を付けて保存」でできるウェブサイトの「完全保存」(※クリックで画像が拡大)。ちなみに筆者も自然と年毎のフォルダ管理をしておりました

IT熟練者ほど整理しない?ネットで集めた情報の整理術



ネットを徘徊していたら「お、このニュースは仕事の役に立ちそう!」「あ、このサイトのコメントは後でじっくり読もう」などと、ブックマークしたくなることってありますよね。でも、ブックマークしたつもりが、思いのほか早く記事が削除されたりして、後から読もうにもリンク切れしていることもしばしば。

このご時世、一度ウェブにアップされたものは、誰かがどこかでコピーしていたりもするので、検索さえすればいくらでも探せるんですが、遊びならともかく、例えば仕事の資料や企画書、プレゼンの情報源にするとなると、やはりオリジナルを手元に置いておきたいもの。

そんなネットで集めた情報、特にウェブサイトをどうやって保存して、どうやって整理しておけばいいのか。筆者が今まで取材したIT関連のビジネスパーソン20人にアンケートを取ってみました。まずは、保存方法から。

「参照性と取り回しの良さからテキストファイルで保存」(阿久津良和さん/ライター)
「消えそうなサイトは、Internet Explorer(以下IE)で完全保存」(藤本健さん/ライター)
「AcrobatでPDFに変換して保存」(林信行さん/講師・コンサルタント)
「基本は『紙copi』(サイトを丸ごと保存するソフト)」(四家正紀さん/カレン)
「『Evernote』(オンラインのメモ帳)で一括管理」(山本一造さん/ソウ・エクスペリエンス)
「必要なサイトはブラウザで開きっぱなし。記事にすれば閉じる」(コグレマサトさん/ネタフル)

いろんな方法が出ましたが、みなさん基本はブックマークだけでなく、形式はなんであれ必要なサイトは自分のパソコンに取り込んでいるみたいです。特に現行のIEでは「名前を付けて保存」で、ファイルの種類を「Webページ、完全」で保存すれば、ひとつのファイルとしてまとまるそうです(昔はできなかったんですよね)。

では、その取り込んだ情報の整理方法は? 実は一番多かったのがこちらの回答。なんと

「整理しません」

強いて挙げれば「年ごとor仕事別のフォルダに入れる」程度。うーん、果たしてその心とは?

「後から見返すことの少なさを考えると、整理にかかる時間や手間ひまが無駄。デスクトップ検索で十分」(みなさんの意見を集約)
インストールすれば、Crtlキーの2回押しで検索ボックスが現れる「Googleデスクトップ」。検索ワードを入力すれば、メールやテキストファイル、閲覧したサイトなど、パソコン内にあるデータを瞬時に洗い出してくれる
デスクトップ検索とは、パソコン内部のファイルにあらかじめインデックス(索引)を付けておくことで、ウェブ検索のように素早くファイルを探し出せる仕組み。Googleデスクトップで有名になったサービスですが、Windowsなら「Windowsデスクトップサーチ」、Macなら 「Spotlight」と、OSに純正の機能として用意されています。

つまりは、保存したページを適当なフォルダに放り込んでおいても、後から関連用語で 検索すればすぐに見つかるので、整理の必要がないというわけです。ちなみに、Googleデスクトップなどをインストールすると、しばらくはすべてのファイルのデータベースを作るので、その間だけ多少パソコンの動作が重くなるものの、完了後はサクサクと動くので「使い物にならない」と早とちりしないのがポイントのようです(これで挫折するユーザーも多いとか)。

ともあれ、長年にわたり情報整理術を模索したIT熟練者らが導き出したのは、「情報は整理しないのが、最良の整理術」という、まるで禅問答のような悟りの境地なのでした。

うーん、でもファイルが整理されてないのは気持ち悪い。そんなこと言ってると時間を無駄使いしちゃう。少しくらいズボラな方がITを駆使できるのかもしれませんね。
ウェブサイトをIEの右クリックメニューから簡単に保存できるフリーソフト「WeBoX」。左側にジャンル分けしたフォルダ、右上に「フォルダの中身一覧」、右下に「選択したページの内容」が表示される

写真、音楽、動画…ネットで落としたデータが整理しやすくなるソフトとは?



「このウェブサイトは後で必要になるかもしれないから、保存しておきたい」

仕事でも、プライベートでも、よくあるシーンです。
実際気になるサイトは、「とり急ぎ」のつもりでブックマークしておきますよね。でもニュースサイトの場合は、けっこう早い段階でニュースが削除されたり(以降は有料会員制のデータベースでのみ閲覧可能だったり)、ブログの場合は記事が流れてしまってどこにあるのか探しきれなかったり、そもそもサイトじたいが閉鎖されてしまっていたりなんてことがままあります。

そんな時に備えて、ウェブサイトをダウンロードしておきたい。ネットの達人によると、PDFに変換保存したり、専用ソフトで保存したり、といろいろな方法があるみたいなんですが、初心者がウェブサイトを保存する際に便利なソフトは何か? Windowsのオンラインソフトを紹介する老舗サイト、窓の杜編集部の中村友次郎さんにうかがいました。

「それであればオススメしたいのは『WeBoX』という無料ソフトです。これはサイトの階層構造を保持したまま、リンク先を含めたページをスクラップしておけるソフトです。インストールすると、Internet Explorerの右クリックメニューに『WeBoXでページを取り込む』という項目が登録されるので、見ているページを右クリックで簡単に保存できるんです」

画面は一般的なメールソフトのように3分割されているので(フォルダ一覧、ページ一覧、ページの中身)、直感的に使いやすく、後から閲覧・検索しやすいのも特徴だとか。

しかし、ウェブサイトのようなあくまでテキスト中心のファイルの閲覧・検索ならともかく、写真、音楽、動画といった「文字で検索できない」「(写真にはサムネイル=縮小画像がありますが)ファイルを開かないと中身がわかりにくい」ファイルは、どうやって管理すればいいんでしょうか?

「写真ファイルや、音楽ファイルは、特にこだわりがなければ大手の定番ソフトで十分かもしれませんね。写真はGoogleが提供している『Picasa』。Microsoftが提供するサービスとの連携重視なら『Windows Liveフォトギャラリー』でもいいでしょう。音楽であれば、例えばiPodユーザーなら『iTunes』など、プレイヤー本体と連携するソフトが無難だと思います」
動画のサムネイル3枚を自動的に生成してれる、無料の動画ファイル管理ソフト「ホワイトブラウザ」。あらかた内容を把握できるので、「あの動画どこに行ったかなー」なんて悩みも解消!
うーん、では動画ならどうでしょう? 特にアダルト男性の味方。3分間のサンプル動画(通称・3分サンプル)なんか、欲望のおもむくままに拾い集めていたら、1年で膨大な数になってしまいます。サンプルゆえに比較的軽いファイルのはずなのに、筆者のコレクションもすでに150GB以上。近年やっとRealPlayerがサムネイル表示できるようになったとはいえ、フェードインではじまる動画ファイルの場合、サムネイルが真っ黒で中身がなんだかわかりませんっ。

「急に悩みが具体的になりましたね(笑)。であれば『ホワイトブラウザ』です。これは動画をサムネイルで管理し、タグ(キー ワード)による検索もできるソフトです。登録は、動画を保存しているフォルダを『ホワイトブラウザ』にドラッグ&ドロップするだけです。複数のシーンが一 定間隔で抽出され、自動的にサムネイル化されます。自分が好きなシーンをサムネイルにすることも可能です。動画の対応形式も多く、いま窓の杜でイチ押しの ソフトです」

おお、こういうのが欲しかったんです!
早速、筆者もインストールしてみたところ、自動サムネイル化のお陰で、一度ダウンロードしてはいたものの、それすらすっかり忘れていたお宝動画を発見することができました。
しかもこのソフト。自分が再生した回数や、お気に入り度の評価、独自のキーワードによるタグ付けで、後から動画を探し出すのも簡単だとか。これで「あの珠玉の動画がどこに行ったか問題」は解決しそうです。

というわけで、ネットでのコンテンツがよりマルチメディア化(死語?)することで検索しにくいファイルが増えること間違いなしの今後。こういったコンテンツ管理ソフトを駆使するのも、IT社会をサバイブする知恵?なのかもしれません。 究極の情報整理術は、情報を整理しない!
今回のまとめは、これに尽きるでしょう。

ちなみに情報管理にもっと踏み込んだ
記事は、を参考にするといいかも。

ところでサイトの保存方法ですが、
筆者はウェブブラウザにFirefoxを使っているので
「Scrapbook」という拡張機能を使い、
ページを丸ごと保存するようにしています。

保存したページは
ブックマークのように閲覧できるので便利なのです。

というようなですね、

「オレ的『ネットで落とした情報の整理術』」を
ぜひ、編集部までお寄せください!
優秀なハウツーは、
ぜひこのページで紹介させていただきます。

かような感じでお送りしてきた
ネットの常識・非常識ですけども、
次回もはたまた新展開。

バレンタイン(後)にあわせて
「ネットでの出会いってありなの?」という問いに切り込むも良し、

あるいはいきなりマジメにふって
「ネットのコンテンツって有料になっていくの?」という話題でも良し。

すぐコメントいただければ舵取り速攻いたしますんで、
ぜひ、よろしくお願いいたします!

編集プロダクションCactus

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