1時間早く帰るIT仕事術

第6回 楽ちんデータ持ち運び方法アレコレ!

2009.02.18 WED

1時間早く帰るIT仕事術


「Dropbox」は英語でのサービス提供となっているが、日本語のファイルも普通に利用できる。利用には専用ソフトを使う方法のほかに、ブラウザを使用する方法もある

もっともストレス・フリーなデータ持ち運びツールってナニ?



終業時間はとっくに過ぎたけど、どうにも仕事が終わらない。でも今日は20時から絶対観たいTV番組があるワケで、どうしても家に帰らねば! って感じのピンチ(?)な状況で、不本意ながらついやりがちなのが「仕事のお持ち帰り」。自宅にPCを持っている人なら、誰しも多少は経験があるのでは?

その是非はひとまず置いといて、意外に悩むのが作りかけの書類や必要な資料のファイルをどうやって持ち運ぶか? という問題。その昔は持ち帰り仕事を「風呂敷残業」なんていったらしいけれど、ほとんどの書類がデジタル化されている現代では、風呂敷の代わりにどんなツールを使えばいいんだろう。

ポピュラーなのは「USBメモリー」にコピーする方法だ。今では1GBのモデルが500円程度から手に入り、PCに差すだけで使える気軽さも魅力。さらに乾電池並みのサイズで持ち運びは楽々だけど、その一方で紛失や置き忘れといった危険性もある。情報漏洩に厳しいこのご時世、ファイルにパスワードをかけるなどのセキュリティ対策は必須だ。

そうはいっても面倒だし、という向きにオススメなのが、ネットのサービスを駆使するテクニックだ。筆者が実際に使用しているのはこちらの2つ。

●「Gmail」で自分宛に添付メールを送る

ウェブメールの定番「Gmail」は、現在1アカウントあたり約7GB(有料で追加もできる)のメールをサーバー上に保存しておける。そこで、この領域を自分専用のファイル保存先として活用してしまうのだ。自分のGmailアドレス宛に持ち運びたいファイルを添付したメールを送信すれば、ネットにつながっているPCからならどこにいても必要なファイルを取り出せる。また、件名や本文にファイルの内容がわかるコメントを添えておけば、Googleお得意の検索機能によって古いファイルを探すのも簡単になる。ただし、添付できるファイルの容量は1メールあたり20MBまでの制限がある。

●「Dropbox」でファイルを自動で同期させる

08年末ごろから愛用者が続出している新サービス「Dropbox」は、2GBまでの容量を無料で使えるオンラインストレージだ。特徴は、複数台のPC間でファイルを自動的に「同期(最新の状態に統一)」してくれること。まず自分が使っているすべてのPCに専用ソフトをインストールしたら、その後は持ち運びたいファイルを「マイ ドキュメント」フォルダの中に作られる「My Dropbox」フォルダに保存するだけでいい。ファイルはネットを通じてほかのPCにも転送されるので、どのPCからでも常にまったく同じ内容のファイルを開けるようになる。容量は若干もの足りないものの、一般的な書類などでの使用には十分なハズ。

なお、「Dropbox」はブラウザからの利用にも対応しているので、自宅会社間のデータ持ち運び以外にも、外出先のPCから会社のPCで作ったファイルを取り出す、といった使い方もできる。うまく使えば、客先で予定外の書類が必要になった、といった突発的な事態への対応力もアップしそう。

ただし、会社によっては社内ルールでオンラインサービスの利用を認めていないケースもあるので、あらかじめ確認しておこう。っていうか、そもそも自宅で残業しなくちゃならない事態を避けられれば一番なんですけどね。
専用ソフトをインストールすると、マイドキュメント内に「My Dropbox」フォルダが作成される。通常のフォルダと同じくドラッグ&ドロップでファイルをコピーするだけで、ネット上のサーバーに保存される。別のPCからアクセスしてファイルを開くのも簡単

イマドキのデータ共有はクラウド!?5分でわかる「Dropbox」活用法



泊まり込みで完成させた渾身のプレゼン資料。見栄え重視で写真や図版をガンガン貼り付けたら、ファイル容量が100MBオーバーになっちゃった! とか、思いがけずファイルがやたら巨大になっちゃうことって、たまにありません?

仕事でやり取りするデータも、10MBを超えたらメールでやり取りするのは結構厳しい。いわゆる「ファイル便」系のデータ転送サービスで送る手もあるけど、人気のためか時間帯によってはデータの大渋滞が起きていて、いつまでたってもダウンロードできないことも。そこでオススメなのが、話題のクラウド型オンラインストレージ「Dropbox」を活用するテクニックだ。

使い方は公式サイトから専用ソフトをダウンロードして、メールアドレスとパスワードを登録すれば準備OK。専用ソフトが自動で作る「My Dropbox」フォルダに放り込んだファイルは、自動的にDropboxのサーバーに転送され、同じくソフトをインストールした別のPCの「My Dropbox」の中にコピーされる。転送中のファイルは暗号化されるので、見知らぬ第三者に内容を覗き見される心配はない。

これさえ把握すれば、複数のPC間で常時ファイルを同期できるDropboxの便利さはすぐ実感できるハズ。サービスを使っているという感覚もほとんどないまま、好きな場所から必要なファイルを使えるようになる。

さらに自分以外のユーザーともファイルをやり取りしたいなら、次の3つのポイントを押さえておこう。

■自分以外に送るファイルは「Public」フォルダに置く

1.誰かに送信したいファイルは、「My Dropbox」内に用意されている「Public」フォルダに保存する。
2.そのファイルを右クリックして「Copy Public Link」を選択すると、クリップボードにURLがコピーされる。
3.URLをメールに貼り付けて送りたい相手に送信すれば、ブラウザ経由で直接ファイルを受信してもらえる。

■デジカメ写真は「Photos」フォルダで共有アルバムにできる

1.友人に見てもらいたい写真がたくさんあるなら、1つのフォルダにまとめて「MyDropbox」のなかの「Photos」フォルダ内に保存する。
2.そのフォルダを右クリックして「Copy Public Gallery Link」を選択すると、クリップボードにURLがコピーされる。
3.URLをメールに貼り付けて送りたい相手に送信すれば、ブラウザ経由でフォトアルバムを鑑賞してもらえる。
ブラウザから自分のDropboxにログインした画面。メニューをクリックすることで、ファイルの保存や取り出し、Shareフォルダの作成などができる。専用ソフトをインストールしていないPCからも利用可能
■仲間と共有するファイルは「Shareフォルダ」に置く

「Shareフォルダ」は、同じくDropboxを使っているユーザー同士でファイルを共有できる特殊なフォルダのこと。ここに保存したファイルは、仲間のユーザー全員が直接開いたり、内容を編集できる。

1.タスクトレイの「Dropbox」アイコンを右クリックし、「Web interface」をクリック。
2.ブラウザにDropboxの利用画面が開くので、上段のメニューから[Share][Create a shared folder]をクリック。
3.作成するフォルダの名前と、共有したいメンバーのメールアドレスを入力する。
4.シェアフォルダが作成される。この中に保存したファイルは、共有メンバー全員が直接開ける。

例えば、進行させているプロジェクトごとに「Shareフォルダ」を作って関連ファイルを保存しておけば、参加しているメンバー全員が必要なファイルをいつでも開いたり、編集したりできるというワケ。データをやり取りする無駄な時間がなくなるから、作業の効率化に効果がありそう。

以上、駆け足で覚える「Dropbox」の活用テクニックでした。登場からわずかな期間でIT系ヘヴィユーザーの熱烈な支持を集めたサービスだけに、ビジネス以外にもなにかと使い手がありそう。どうせなら早めに使い始めてみては? というワケで、ネット大好きなぼくが
久々に大感動してしまったWebサービス
「Dropbox」小特集(?)をお届けいたしました。

実は使い始めてまだ日が浅いんですが、
使う度に思わず唸らせられるほどよくできたサービスです。
2台以上のPCを利用している方なら、
まず使ってみて損はないハズ。是非ともお試しあれ!

さて次回のお話。
みなさん、毎日PCの前に座ってる時間のうち、
どれくらい集中して仕事してますか?

正直、ぼくは作業している時間以上に
なんだかフラフラとネットとかで遊んでます。
大人としてこんなことじゃイカン、
よい業績は高いモチベーションから!

というワケで、
次回はやる気がでない心理&やる気を引きだす環境について、
ちょっと調べてみようかなと(って毎度アテにならない引きですが)。

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