送ったハズなのに…を回避したい!

なぜかキミの大切なメールが「迷惑」扱いされてしまうナゾ

2009.06.18 THU



写真提供/AFLO
「確かに送りました!」「いいや、絶対に届いてない!!」と、怒声を交わした揚げ句、調べると送ったメールが相手側の迷惑メールフォルダに振り分けられていたという経験、誰でも一度くらいはあるはず。特におかしな内容でもないのに、なぜか迷惑扱いされてしまう電子メールには、どのような秘密が隠されているのか? 以下解説。

そもそも。いわゆる迷惑メールとは、不特定多数の利用者に向け業者が送信する、広告や勧誘目的のメールを指す。大半は受信者にとって無意味なため多くのメールソフトでは、受信時に迷惑と判断したメールを、自動的に指定のフォルダへ振り分ける機能を装備している。「Yahoo!メール」や「gmail」といったWebメールの場合も同様だ。Webサービスに詳しいITコンサルティング会社、キープアライブの西田陽介氏によれば、一般的に以下のような特徴をもつメールが迷惑と誤解されやすいという。

(1)本文中にURLアドレスの記載がやたらと多いメール。これは一般的な迷惑メールがもつ特徴のひとつ。たとえば仕事の参考資料として、たくさんのリンクを貼り付けたメールは、迷惑扱いされやすいので注意。

(2)「BCC」扱いのあて先がやたらと多いメール。これも迷惑メールの特徴。大量の同報メールは、何通かにわけたほうが安心。

(3)ワード、エクセルの書類を添付したメール。拡張子が「.doc」「.xls」のファイルは、ウイルスを含む可能性があるため、迷惑扱いされることが多い。圧縮して添付しよう。

そのほかの例については、下表を参照してほしい。とはいえ、西田氏によれば、現在の判断システムは複雑化しているため、逆に迷惑扱いを100%回避することのほうが難しくなっているという。その上で、確実にメールを届けるためには。

「大切なメールは、送信したことを電話で相手に連絡し、届いていないようなら迷惑メールフォルダを確認してもらう。アナログな方法ですが、これがいちばん確実です」

とのこと。仕事の基本ですな。


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