会社を辞める時や異動する時のメール、どう書いたらいい?

退社・異動時の“できる女”の挨拶メール

2010.02.25 THU

「このたび退社(異動)することになりました…」。この春にそんなご挨拶メールを送る立場にある人も少なくないはず。

「最近は、定型文をただコピペしただけの文面だったり、最終出社日の夜に送られてきて返信しようがないといったご挨拶メールが多いですね。でもそれはあまり気分がいいものではないです」と話すのは、『これですっきり! ビジネスメールのトラブル解消』(日本経済新聞出版社)著者の平野友朗さん。ではもらって気分のいいご挨拶メールって?

「お世話になったお礼などのほかに、最終出社日、後任の担当者の連絡先、そしてその後の自分の進路や連絡先を必ず書きましょう。さらに一緒に仕事をした時の印象など、相手にまつわる一文があると、もらった人もうれしいものですよ」

ってことは、BCCなどの一斉メールで送っちゃダメってこと!?

「論外。せっかく築いた信頼が台なしです」とはマナーコーディネーターの住友淑恵さん。

「本来はご挨拶に行くべきところなのですから、『◎◎様』と一人ひとりに宛てて、相手の方へのひと言を添えましょう。親しい相手だったら、グリーティングカード状のメールで感謝の心意気を表現してもいいと思います」

社外の人には最終出社日の1カ月~2週間ぐらい前に送るのが一般的だとか。形式的すぎてもフランクすぎても失礼になるおそれのあるご挨拶メール。だからこそ、相手との距離感などTPOで使い分けるのが“できる女”ってもんですよ。
(取材+文/衣山泉)


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