「時系列」「ファイル名」「色分け」etc.

紙&デジタル 資料ファイリング術

2014.02.27 THU


たくさんある資料も、色分けしてラベルを貼って管理すればこんなにスッキリ! 机にはこのボックスしか置かないようにしよう
「ファイリングを制するものは仕事を制す」。入社すると毎日のようにデジタルデータや紙資料など、膨大な資料が配られる。それを上手に整理していくのがビジネスマンの第一歩だ。そこでファイリングコンサルタントの野原淳さんに整理の鉄則を伺った。 

「デジタルデータを整理する場合、時系列で保存するのが鉄則。ファイル名にはタイトルと一緒に必ず日付をつけましょう。そして後々そのデータを探すときに検索するであろう言葉を予想したキーワードを入れるのがコツです。例えば『20140203_◯◯社_改善_契約書』のような感じです」

時系列でフォルダを並べておけば、まずデータをなくす心配はない。もし見つからなければ、あらかじめ入れておいたキーワードで検索すればすぐに発見できるというわけだ。では、紙資料の場合はどうすればいいのだろうか。

「紙資料は立てる、表示する、色分けする。この3つが重要です。ブックスタンドボックスファイルを活用し、立てて整理するとスッキリ見やすくなります。そして、ファイルの中をいちいち確認しなくてもいいように、ラベルで案件名やクライアント名などを表示する。さらに社内案件なら赤、社外案件なら青というふうにファイルを色分けすれば、探す労力を最小限に抑えられます」

最近では、紙資料をデジタルにする便利なアプリもある。やはり紙資料はすべてデジタルデータ化したほうが良いのだろうか?

「外出が多かったり、PCやタブレットなどいろいろなデバイスを持つ人にはいいかもしれません。ただ、アナログの資料をデジタルに変えるのは、それだけで手間のかかる作業なので、自分の仕事に本当にメリットがあるか見極めてからでもいいでしょう」

紙とデジタルのいいとこ取りで上手なファイリング術を身につければ仕事の効率もアップすること間違いなし!
(中村未来/清談社)


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