ちゃんと使いこなしてる?

知ってて良かった!!メールのマナーを再確認

2005.01.06 THU

最近の若いモンはケータイからインターネットの世界に入ってきてるもんだから、もう全然メールリテラシーがなっとらん!なんてブツブツ言ってるそこのキミ。自分のメールマナーはほんとに大丈夫? メールのマナーなんてものは、日々どんどん更新されてもおかしくないもの。ここらへんでもう一回、ビジネスEメールの基本マナーからチェックしてみましょ。

ビジネスメールの場合、基本的には、短く、わかりやすく、簡潔にというのが鉄則。後日の返信や整理などのやりとりに便利になるよう、内容を推測できるキーワードなどを含んだ件名をつける。本文は、簡単な挨拶の後はすぐ用件に入って構わない。1行あたり全角35字を限界として改行し、1段落(最大でも5~6行ぐらい)ごとに空白の行を入れると読みやすい。引用は必要最小限。履歴をはっきり残しておきたい場合を除いて、全文を無意味に引用するのは失礼にあたる。半角カナや○囲み数字などの機種依存文字は使わない、大きなファイルや圧縮ファイルを添付するときは前もって先方に確認する、ウイルスメールと紛らわしいのでHTML形式にはしない、といったことはもはや常識だろう。BCC(ブラインド・カーボン・コピー)やCC(カーボン・コピー)の使用法もやや注意が必要。相手によっては、自分のアドレスがヘッダーのCC欄に並ぶことを嫌う人もいるからだ。いちばん良いのはひとりずつメールを送ることなのだが、それが無理ならBCCに複数のアドレスを入れておき、自分宛にメールを送信する方法がおすすめだ。

とはいえ、パケット代を気にして常に短いケータイメールを使いこなしてきた世代がビジネスシーンの中心になってきたら、右のような“常識”も時代遅れになってしまうかもしれないのだが…。

もちろん、プライベートなメールは好きなように書いてOK。ただし、会社のアドレスを使用する際は、エライ人に見られても困らないよう気をつけよう。

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