何MB以上の添付ファイルはNG?

大容量データを送るときの相手に優しいお作法とは

2007.10.26 FRI


「パソコンが苦手な人は、圧縮せずに1枚ずつ添付する方がいい場合もあります。大切なのは、“メールの相手を不快にさせないこと”です」(平野氏)
取引先の担当者にメールで画像を送るとき。サイズを確認してみると3MBもある…。

そういえば、添付ファイルって何MBまでなら、何の断りもなく先方にメールで送っても失礼にならないの? ファイルを送るときのマナーって!?

「1MBを超えるファイルは添付で送らない方がいいですね」

そう語るのは、『あなたの仕事が劇的に変わるメール術』の著者で、メルマガコンサルタントの平野友朗さん。

「1MB以上のファイルは受け付けないメールサーバーもあるので、『送ったつもりが届いてなかった』とトラブルのもとになることも。また、大きなファイルを送られるとメールサーバーの容量が奪われ、ほかのメールをはじいてしまう可能性があります。その結果、相手が大切なメールを受け取れなかったら、『こんな大きなファイルを送りつけるなんて、気が利かないヤツだ』と、評価を下げることにもなりかねません」

マ、マジ!? じゃ、1MBを超えないように小分けにしたり、圧縮すれば大丈夫なの?

「何通かに分けても、容量を奪うことに変わりはありません。一番いいのは、1つのフォルダにファイルをまとめて圧縮し、“宅ふぁいる便”や“データ便”などの大容量ファイル転送サービスを使って送ること。または、添付する前に『1.5MBのファイルをイラストレーターver11.0でお送りしたいのですが、よろしいでしょうか?』と、確認しておくことです。特に、専門性の高いファイルは、容量だけでなく、先方がファイルを開くためのソフトを持っているかどうかも聞いておくといいですね。また、文字化けを避けるため、ファイル名に特殊文字は使わず半角英数表記にする、macとwinではファイルが開けない可能性もあるので、ファイル名の最後に拡張子を付ける、といったことも心がけましょう」(同)

ちなみに、解凍ソフトは「Lhasa」の場合が多いので、これに対応している「LHA」や「Zip」で圧縮するのがいいそう。添付する場合は、文面の最後に

ファイル名:r25.zip
形式:イラストレーターver11.0

などと添えれば、ダウンロード後にファイルを見つけやすくなるし、もし添付し忘れても、先方が気づいて連絡をくれる可能性が高くなり、トラブルも回避できるとか。

何気なく送ってしまいがちな添付ファイル。基準は1MBとのことだけど、それ以外でも「失礼かな?」と迷ったら、先方に確認してから添付する“気づかい”が大切なのかも。

関連キーワード

注目記事ピックアップ

 

編集部ピックアップPR

ブレイクフォト