「それ、『Adobe Acrobat』なら解決できるよ」
“PDFの勘違い”を解消！ 編集部員が「Adobe Acrobat」で社内中の文書業務を効率化
Sponsoredアドビ株式会社
仕事
みなさん、「PDF」ってどんなイメージですか？
「プレゼン資料」「契約書」「サービスの説明資料」など…完成された制作物の共有などで使われている、いわば“プリント”のデジタル版というイメージを持っているのではないでしょうか？
ただ、「“PDF”を使いこなすことができれば、ビジネスパーソンとして1つレベルアップができる」と主張するのが、新R25イチの効率化男である編集部員・福田です。
今回は、福田が「Adobe Acrobat」を使って、新R25社内の文書業務を効率化していく1日の様子をお届けします。
「プレゼン資料」「契約書」「サービスの説明資料」など…完成された制作物の共有などで使われている、いわば“プリント”のデジタル版というイメージを持っているのではないでしょうか？
ただ、「“PDF”を使いこなすことができれば、ビジネスパーソンとして1つレベルアップができる」と主張するのが、新R25イチの効率化男である編集部員・福田です。
今回は、福田が「Adobe Acrobat」を使って、新R25社内の文書業務を効率化していく1日の様子をお届けします。
福田はオフィスを眺めて憂いている
福田
もったいない…
「Adobe Acrobat」を活用すれば、みんながやっている作業のほとんどを効率化できるのに…
ちょっとオフィスを見回って、非効率な仕事をしている人がいないか確かめてみよう。
「Adobe Acrobat」を活用すれば、みんながやっている作業のほとんどを効率化できるのに…
ちょっとオフィスを見回って、非効率な仕事をしている人がいないか確かめてみよう。
誰にも頼まれていないのに、勝手にやってしまう。効率化マスターの性なのだろうか
PDF効率化① 提案資料を直接編集して容量も圧縮
会議室をのぞくと、クライアントとの商談終わりで悩んでいる営業の安田がいました。
安田
まずい…
今すぐクライアントに会社紹介資料を送らないといけないのに、データが最新になってなくて、PDFデータの数字が間違っている…
でも、先輩から元データをもらうのに時間がかかりそうだな…
どうしよう…！
今すぐクライアントに会社紹介資料を送らないといけないのに、データが最新になってなくて、PDFデータの数字が間違っている…
でも、先輩から元データをもらうのに時間がかかりそうだな…
どうしよう…！
福田
お困りのようだね…
安田
福田さん…！ どうしてここに…!?
福田
会社を歩き回ってたら、困ってそうな安田を見かけてね。
安田
仕事サボって何してるんですか…
福田
俺は効率化を極めているから、今日の仕事は片付いているんだよ（ドヤァ）。
で、何があった？
で、何があった？
経緯説明中…表情からも困っていることが伝わりますね
福田
なるほど…安田も「Adobe Acrobat」を使いこなせていないようだね。
その資料を見せてごらん。
…なるほど。ここの数字が間違っていると。
その資料を見せてごらん。
…なるほど。ここの数字が間違っていると。
福田
「Adobe Acrobat」なら、PDFを直接編集することができるんだよ。
「PDFを編集」というボタンを押すと…
「PDFを編集」というボタンを押すと…
福田
各テキストが編集可能になる。
このまま直接数字を書き換えて、上書き保存をすれば、今安田が悩んでいる問題は即座に解決だね。
このまま直接数字を書き換えて、上書き保存をすれば、今安田が悩んでいる問題は即座に解決だね。
安田
本当だ！
こんな簡単にできるんですね!!
こんな簡単にできるんですね!!
福田
さらに言うと、この資料のなかで、相手に見せたいものって数枚でしょ？
だったら、必要のないページは省いて、最小限のデータを送ってあげたほうが親切じゃない？
だったら、必要のないページは省いて、最小限のデータを送ってあげたほうが親切じゃない？
福田
もっと言うなら、クライアントがもし外出先で資料を開こうってなったときに、データが重すぎて開けない…なんてこともありそうだよね。
それも「Adobe Acrobat」ならデータの圧縮ができるんだよ。
それも「Adobe Acrobat」ならデータの圧縮ができるんだよ。
安田
そんなことまで…全然知らなかったです…
福田
ただ単純に資料を送りつける営業と、相手のことを思って資料を調整して送る営業、どっちが“いい営業”かはもうわかるよね？
安田「もちろんです！」
「Adobe Acrobat」を使えば…
・PDFファイルの編集が自由自在
・PDFファイルを圧縮できる
・PDFファイルの編集が自由自在
・PDFファイルを圧縮できる
PDF効率化② PDFをクラウドで共有してフィードバック業務を円滑に
社内のフリースペースを見渡すと、頭を抱える編集部員・サノが…
サノ
あ〜、今日はもう少しで帰らないといけないのに、面倒な仕事が残ってしまった！
福田
大変そうだね。
サノ
あっ、福田さん！ ちょうどいいところに来てくれましたね。
このデザインを見てもらってもいいですか？
このデザインを見てもらってもいいですか？
サノ
今度立ち上げる予定の連載デザインなんだけど、どう思います？
福田
ふむふむ。
悪くないと思うんだけど、もう少しカラーを明るくしてもいいかな。
フォントももう少し丸みがあるデザインでもいいかも。
悪くないと思うんだけど、もう少しカラーを明るくしてもいいかな。
フォントももう少し丸みがあるデザインでもいいかも。
サノ
ありがとうございます。確かに…ちょっと堅い気もするな…
こんな感じで、編集部のみなさんからのフィードバックをもらいたくて。
それをこれから全員に確認依頼を投げるのがすごくめんどくさいんですよ…
こんな感じで、編集部のみなさんからのフィードバックをもらいたくて。
それをこれから全員に確認依頼を投げるのがすごくめんどくさいんですよ…
福田
なるほど…それなら「Adobe Acrobat」で解決できるかもしれないな。
福田
さっき見せてくれたデータを「Adobe Acrobat」でPDFとして開いて…
右上のリンクのボタンをクリックして、発行されたリンクを共有したら…
右上のリンクのボタンをクリックして、発行されたリンクを共有したら…
福田
リンクを共有された相手はブラウザーからPDFを開いて、そこからコメントを追加することができるんだよ。
リンクをクリックしたら、ブラウザから閲覧＆コメントが可能です
福田
しかも相手はAcrobatのアカウントを持っている必要はなく、リンクを知っていれば誰でもPDFを表示してコメントが入れられるから幅広い用途に使える。
テキストでのコメントはもちろん、該当箇所をハイライトしたり、描画ツールで直接書き込むこともできるんだ。
ほら、早速コメントが来た！
テキストでのコメントはもちろん、該当箇所をハイライトしたり、描画ツールで直接書き込むこともできるんだ。
ほら、早速コメントが来た！
サノ
本当だ!!
ちなみに、フィードバックはみんなで見ることができるんですか？
ちなみに、フィードバックはみんなで見ることができるんですか？
福田
もちろんみんなに共有されてる。
だから、コメント欄で議論することもできるんだよ。
だから、コメント欄で議論することもできるんだよ。
サノ
おお〜！
これまでは個別に確認依頼を送っていた手間が一気に楽になりますね…！
これまでは個別に確認依頼を送っていた手間が一気に楽になりますね…！
福田
でしょ？
編集部員なら、仕事の効率化を深めてこそ、いいコンテンツづくりに向き合うことができるんだ。
編集部員なら、仕事の効率化を深めてこそ、いいコンテンツづくりに向き合うことができるんだ。
「Adobe Acrobat」を使えば…
・PDFをクラウド上で複数人で共有
・テキストや描画、ハイライトなどを使って、直感的にコメントを入れられる
・PDFをクラウド上で複数人で共有
・テキストや描画、ハイライトなどを使って、直感的にコメントを入れられる
PDF効率化③ 契約書の締結作業も「Adobe Acrobat」上で完結
オフィスの一角に、契約書を悩みながら見つめる経理社員がひとり。
福田
能登さん、どうしたんですか？
能登
あっ、福田さん。聞いてくださいよ。
今月は新規契約が多くて、契約書をたくさんの企業に送らないといけないんですけど、この作業がおっくうで。
紙を出力して、郵送で送らないといけないんだけど、数が多いだけに今日は時間がかかりそうなんですよ…
今月は新規契約が多くて、契約書をたくさんの企業に送らないといけないんですけど、この作業がおっくうで。
紙を出力して、郵送で送らないといけないんだけど、数が多いだけに今日は時間がかかりそうなんですよ…
福田
なるほど…それはいけませんね…
それ、「Adobe Acrobat」で解決できますよ。
それ、「Adobe Acrobat」で解決できますよ。
福田
契約書のPDFを「Adobe Acrobat」上で開いて、「電子サインを依頼」を選択し、相手先のメールアドレスと署名してもらいたい部分を指定して、送ることができるんです。
能登
へえ…これって相手はメールアドレスに届いたメールから契約書にサインができるんですか？
福田
もちろんです。しかも、相手の進捗状況も確認できます。
だから、相手がまだサインをしてくれていない…といった状況で、確認の連絡を入れるなどアクションを起こせます。
だから、相手がまだサインをしてくれていない…といった状況で、確認の連絡を入れるなどアクションを起こせます。
能登
それ、めちゃくちゃいいですね！
セキュリティ面は問題ないんですか？機密情報のやりとりなので、安全性も気になります。
セキュリティ面は問題ないんですか？機密情報のやりとりなので、安全性も気になります。
福田
契約書を開くためのパスワードを設定することもできるし、一度署名された契約書は改ざんできないようにロックされるので、安心して利用できますよ！
能登
それなら安心して使えそうですね…!!
教えてくれて、ありがとうございます！
教えてくれて、ありがとうございます！
「紙のやりとりから卒業できます！」
「Adobe Acrobat」を使えば…
・電子契約で契約業務をオンライン化
・電子契約で契約業務をオンライン化
※ 無料版のAcrobat Readerの場合は、月2回まで契約書を作成し署名を依頼することが可能。それ以上利用する場合はAcrobatの有料版へのアップグレードが必要です
「Adobe Acrobat」でPDFを活用できれば、仕事はもっと効率化できる
福田
ふう…みんな「PDF」に関する見方がアップデートされてなかったな。
「Adobe Acrobat」を使えば、PDFを直接編集できるし、クラウド上で共有したり電子契約も送れるのに。
ほかにも…
「Adobe Acrobat」を使えば、PDFを直接編集できるし、クラウド上で共有したり電子契約も送れるのに。
ほかにも…
・PDFをほかのファイル形式に変換
PDFデータをWord、PowerPoint、Excel、JPEG、PNG、TIFFに変換することも可能（レイアウトや書式は維持）
・モバイルアプリ「AdobeScan」を使って紙文書を文字認識可能なPDFデータに変換
スキャンしたデータを編集することも可能
・ブラウザーやモバイルアプリ上からPDFを編集
どんなPC、スマホからでも使用できるので、外出先でも作業することができる
PDFデータをWord、PowerPoint、Excel、JPEG、PNG、TIFFに変換することも可能（レイアウトや書式は維持）
・モバイルアプリ「AdobeScan」を使って紙文書を文字認識可能なPDFデータに変換
スキャンしたデータを編集することも可能
・ブラウザーやモバイルアプリ上からPDFを編集
どんなPC、スマホからでも使用できるので、外出先でも作業することができる
福田
新R25の社員でも、知らない人ばかりだったし、まだまだ知らない人ばかりだろうな…
よし！ 次は親会社のサイバーエージェント社員たちにも、「Adobe Acrobat」の活用法を伝えに行こう！
まずは…社長室からだ！
よし！ 次は親会社のサイバーエージェント社員たちにも、「Adobe Acrobat」の活用法を伝えに行こう！
まずは…社長室からだ！
これからは、サイバーエージェントのいたるところに福田が現れるかもしれません…
「Adobe Acrobat」をつかったPDF活用法。
新R25の業務効率化には大きく貢献できたようです。
実際に読者のみなさんのなかには「PDFってこんなにいろんなことができるんだ！」と驚いた方もいらっしゃるのでは？
そしたら次は、あなたが「Adobe Acrobat」の伝道師になるときかもしれませんよ！
〈編集＝天野俊吉（@amanop）／撮影＝長谷英史（@hasehidephoto）〉
新R25の業務効率化には大きく貢献できたようです。
実際に読者のみなさんのなかには「PDFってこんなにいろんなことができるんだ！」と驚いた方もいらっしゃるのでは？
そしたら次は、あなたが「Adobe Acrobat」の伝道師になるときかもしれませんよ！
〈編集＝天野俊吉（@amanop）／撮影＝長谷英史（@hasehidephoto）〉