「件名」「書き出し」「結びのポイント」…

新社会人なら知っておきたい 理想のビジネスメールの書きかた

2006.04.01 SAT


友達相手なら多少くだけた文面でも許されそうだけど、ビジネスメールとなるとそうはいかない。いったいどんな心構えで書けばよいのか、『メール道』(NTT出版)の著者であるメールの達人、久米信行さんにその極意を聞いてみました。

「前提として、ビジネスマンは1日に何十通も何百通もメールのやりとりをします。長くても20~30行でコンパクトに、しかもビジネスの作法を取り入れましょう」

--それでは、まずは何から手をつければいいのでしょう?

「件名を見ただけで、メールの中身がすぐわかるのがベストです。例えば、『【××会議】○月○日13時より△△にて開催』と書けば、ひとまず件名だけで伝わります。のちほど、そのメールを探してもらいやすくする気遣いの意味もあります」

--書き出しをどうすれば、相手に好印象を持ってもらえるのでしょうか?

「『お疲れさまです』『お世話になります』などがよく使われる言葉ですが、相手によっては、『こんにちは! ○○(会社名)の○○(名前)です』のように、明るく元気よくのほうが好印象をもっていただける場合もあります。また、いきなり用件に入るのではなく、たとえば取引商品の感想を書くなど、2~3行ほど親しみを込めた一文を挟んでみましょう。相手の懐に飛び込むことが、ビジネスでは重要になってきますから」

--肝心の用件部分は、どう書けば相手に失礼なく伝えられますか?

「とにかく先に結論を書くこと。そして、その理由をコンパクトに、長くなるなら箇条書きにして伝えましょう。丁寧な文面に気を使いすぎると回りくどくなりがちなので、その辺のさじ加減は要注意です」

ただ、こういったテクニックをいきなり駆使するのは、ちょっと難易度が高過ぎるかも…。今回メールの達人が教えてくれたポイントを頭に入れつつ、ひとつひとつトライしてみては?
(宮脇 淳/ノオト)


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