読み手を意識し、削りながら推敲etc.

伝わる文章を作る4つのポイント

2015.03.01 SUN


わからない言葉や漢字があれば、検索するとすぐに正解がヒットする便利な時代になったとはいえ、一部ひな形を除けば書きたい文章がそのまま掲載されていることはほとんどない。企画書や報告書、メールのやりとりなど、どのような職種であれ、日常の業務において文章を書くことはまだまだ多いであろう。思うように文章がまとまらず、苦手意識を持つ人も少なくないのでは?

そこで、ビジネスマンが文章を書く上で心得ておきたいことを、経済評論家の山崎元氏に質問。以下、ポイントをまとめてみた。

その1「誤解のないように余さず書く」
一般向けの「文章読本」のようなものでは、良い文章を書くための心得として、余計なことを書かずに簡潔な文章を書くことが推奨される場合が多いので、意外かも知れないが、損得が絡むビジネスの世界では、誤解や不足の無いように言葉を十分に補って「意味が一つ」になるように文章を書くことが重要。簡潔で、リズムのいい、読みやすい文章を、というのは、正確に意味を伝える文章を書けるようになった後に少しずつ目指すべき境地。

その2「語彙を読み手に合わせる」
相手にとって違和感が無くて、頭の中に入って行き易い言葉を使うこと。外来語や専門用語は、相手にとって十分に馴染みのある単語なら使っても良いが、「意味は何とか分かるけれども、日頃殆ど耳にしない」というレベルの単語が文中に幾つも出てくると、読み手は文章及び文章の書き手に対して親近感を覚えにくくなってしまう。また、相手によっては、幼稚な言葉が混じってしまって、違和感を感じる場合もあるし、逆に、専門用語が出てくると安心する場合もある。

その3「文章は『削って』修正する」
企画書、稟議書の類でも、あるいはEメールでも、書き上がった文章は必ず読み直して、誤りがないことの確認はもちろん、改善できる点が無いか探してみるべき。この際、無くても意味が通じるつなぎの言葉や、修飾語、あるいは、「…と思う」や「…と考える」、「…だろう」といった文意を弱める語尾などをなるべく削除すると、引き締まったインパクトの強い文章になりやすい。

その4「人に読まれる文章を書く」
他人に読まれることを前提とした文章を書くこと。私的な日記や、何らかのテーマに関する研究レポートのようなものも文章の練習になる場合もあるが、ビジネスのための文章を上手く書けるようになることを目指すなら、日頃から読み手を意識した文章を継続的に書くことが大事。会話の練習だけでなく、作文のトレーニングも有効な投資になるはずだと最後に付記しておく。

相手に良い印象を与えようと、かしこまって日ごろなれない敬語を多用したり、専門用語を使ったみたりすると、かえってミスが増えたり伝わらない文章になってしまいがち。正確さや丁寧さ。文章で大切なことは“基本”なんですね。

※この記事は2011年05月に取材・掲載した記事です

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