アプローチ方法は様々

仕事管理の法則、使えるのはどれ?

2015.04.30 THU


センメー / PIXTA(pixta.jp)
巷にあふれる仕事効率化や時間管理のノウハウ。よく読んでみると「優先順位のつけ方」や「集中力の保ち方」など、結局は同じことが書かれていたりするのだが、そのアプローチ方法は様々だ。なかには自分にピッタリ合うものがあるかもしれない。ビジネス書やライフハック系のウェブサイトから、使えそうな“仕事術”をピックアップしてみた。

まず、約30年前に発行し、全米で300万部を超えるロングセラーとなった『ラーキンの時間管理の法則』(実務教育出版)。ロースクールを卒業したばかりの若きビル・クリントンも感銘を受けたという“時間管理の黄金律”が記されている。短期・中期・長期の目標を書き出し、それぞれの重要度を「A」「B」「C」にランク分け。そこからさらに細かく「A1」「A2」「A3」と振り分け、常にA1を優先的に片づけていくというものだ。今ではさほど目新しくはないが、シンプルゆえ実践はしやすそう。

“明日できることを今日やるな”の副題が目を引く『マニャーナの法則』(ディスカヴァー・トゥエンティワン)では、「明日で間に合うな(マニャーナ)と思った仕事はどんどん明日に回そう」と“先送り”を力強く肯定している。入ってくる仕事をそのつどto doリストに追加しているとキリがないため、容量を制限し今日中にやろうと決めたことだけを書く“will doリスト”に変えていこうと提唱。遅れている仕事はすべて「やり残し」のファイルに入れてその日は寝てしまい、朝一番に着手するという潔さだ。to doリストが一向に片つかずストレスを溜めてしまう人に向いているかもしれない。

一方、生活全般に役立つライフハック情報や仕事術を紹介するウェブサイト「ライフハッカー」で話題を集めているのが、Jakub Stastny氏の「3+2の法則」。何が何でもすべてのタスクを1日で終わらせようとするのではなく「自分が1日でできるのは“大きな3つのことと小さな2つのこと”だけだ、ということを認めましょう。(中略)毎朝机についたら、その日にやりたい3つの大きな仕事と、2つの小さな仕事を書き出します。大きな仕事は2~3時間かかるようなもの、小さな仕事は、20分程度の時間で終わるものです」と提唱している。1日の仕事の数を絞ることで頭の切り替えが簡単になり、集中力が増したJakub氏は、結果、以前より多くの仕事を片づけられるようになったという。

これらの法則はいずれも、1日の仕事量を制限し優先順位をつけることを提唱しているが、目標通りに仕事が進んでいなければ意味がない。その確認作業には、ライフハッカーで紹介されている「朝10分、夜15分ルール」が役に立ちそう。夜の15分間で「今日一日で何ができたか?」「今やるべきことは何かないか?」「今日できなかったことは、いつまでにやらなければならないか?」を振り返り、朝の10分間で「昨日の振り返り以降、大幅に状況が変わっていることはないか?」「今日の予定はどうなっているか?」「いますぐ手をつけようとしていることは何か?」を確認するというもので、振り返りとスケジュール決めを朝晩に分けることで、うまく整理できるという。

有益な仕事術も、自分の性格に合ったものでないとなかなか身に付かないもの。まずはアレコレ試したり組み合わせてみて、しっくりくる法則を探してみよう。
(榎並紀行)

※この記事は2011年12月に取材・掲載した記事です

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