30~40代男性にもじわじわ人気が?

秘書検定から学ぶワンランク上のビジネスマナー

2016.07.15 FRI


上司や取引先との臨機応変な対応の仕方は誰かが教えてくれるものでもない。そんなときに秘書検定は役立ちそうだ
写真提供/HIME&HINA / PIXTA(ピクスタ)
社会人経験が10年くらいになると、基本的なビジネスマナーは身についてきているはず…。とはいえ、将来のことを考えると、さらにしっかりとしたビジネスマナーを学びたいと考えている人も多いのでは?

そんななか、ビジネススキルを高めたいと考える30~40代の男性社会人の中で、「秘書検定」がじわじわ人気なのだという。「秘書検定」と聞くと女性が受けるイメージが強いが…。東京スクール・オブ・ビジネスで「秘書検定」講座の講師を務める田崎朋子さんに聞いた。

「秘書検定は年に約14万人が受検している検定で、秘書だけにとどまらず、いち社会人として必要な知識やスキルを学ぶことができるんです。秘書は、上司が仕事をしやすい環境を作るのはもちろん、上司と部下、社内と取引先の関係が円滑になるような気遣いや立ち居振る舞いができる資質が求められる仕事。そのため検定でも、一辺倒なビジネスマナーというよりは、『上司が不在の時の対応』や『上司に意見や感想を求められた時の対応』など、具体的な場面を想定した“一歩先のビジネスマナー”が求められるんですよ」

なるほど。たしかに秘書検定を学べば、さらにしっかりとしたビジネスマナーが身につくかも! それでは、秘書検定の例題からビジネスマナーを教えてもらおう。

【例題1】
秘書A子は、上司から急いで指示を受けなくてはいけない案件があったが、上司は応接室で来客と面談中である。そこでA子は、上司にメモを渡して用件を伝え指示を受けることに。その時A子がとった行動の中で、不適切と思われるものを一つ選びなさい。

1)応接室に入る時、小声で「お話し中、失礼します」と言ってから入った
2)上司は話の最中だったので、メモを渡す時、軽くお辞儀をして黙って渡した
3)上司にメモを渡した後、その場で指示を待った
4)上司から質問をされた時、来客に聞かれても差し支えのないことだったが、小声で答えた

【解答】
3

「上司は、A子がメモを持って入ってきた時点で急ぎの用事だとわかるはずです。面談中に別件の指示を促すような発言をするのは来客に対して失礼ですし、上司に気まずい思いをさせてしまいます。メモ書きを渡した後、その場で上司がすぐに指示を出してくれる場合は、復唱はもちろんせずに速やかに部屋を出ましょう。ちなみに、上司が面談中に緊急の電話や別の来客があった時も『面談中だから』とすぐに断るのではなく、『少々お待ちください』と言って、上司に口頭ではなくメモで伝えるのがよいですね」

【例題2】
営業部長の秘書A子が、営業部長より目上の常務と雑談していた。すると、常務が「営業部長は、頑固だね。君もそう思わないか?」と尋ねてきた。この場合、A子はどのように対応すればよいか。次の中から適当なものを一つ選びなさい。

1)営業部長が頑固で困っていることを、この機会に相談してみる
2)雑談中なので、笑顔で何も答えずにいる
3)営業部長より立場が上の人なので、日頃思っていることを正直に話す
4)雑談のような質問だが、差し障りのないように「私にはよくわかりません」と答える

【解答】
4

「雑談中であっても目上の人に『人物』に対する意見を求められた場合は、何かしらの返答をしなければいけません。話題に上がった人物のあまりよくない面に対して『どう思う?』というケースが多いと思いますが、目上の人だからといって、『そうなんですよね』と同調してしまうと、その人物の評価を下げてしまいます。かといって『そうは思わない』と否定をするのもNG。そのため、『私はそういう面を見たことはないのですが…どうなんでしょう?』などと、否定も肯定もしないというスタンスで話を聞くのがよいですね。この例題の場合、常務が営業部長の愚痴を言いたい様子であれば、『なにか、そういうことがあったんですか?』となどと、常務に話を促すのもアリだと思います。秘書は社内全体の調整役なので、不満を抱いている人がいれば、聞き役に徹してガス抜きをするのも重要な仕事になるんです」

どちらも仕事上、どう対応したらよいか迷いがちな場面。今回紹介した例のほかにも、秘書検定には、電話応対の仕方や後輩の指導法など、30オトコに必要なスキルを問う問題が多いとか。

ビジネスマンとしても、自分の直属の上司を立てつつ、全体を調整していく“秘書力”は重要そうだ。社内で頼りにされる人物になりたいなら、「秘書検定」に挑戦してみるのもひとつの手?
(内田静穂/short cut)

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