うっかりミスがトラブルに発展!

「メール誤送信」で信用ガタ落ち

2013.10.25 FRI


メールの宛先を間違える「誤送信」のほかに、間違ったファイルを添付してしまうミスも大きなトラブルに発展しがち。勢いで「送信」ボタンを押す前に、冷静にチェックしたい
いまやビジネスに欠かせないコミュニケーション手段となったメール。最近ではPCだけでなく、スマホのメール機能やメッセンジャー機能で仕事のやりとりをする機会も増えてきている。場所を問わずに気軽に送れるのはいいが、うっかり宛先を間違えて送ってしまう「誤送信」のトラブルも頻発しているようだ。

「会社への不満を同僚にグチろうとしたら、社内グループ宛の同報メールでばらまいてしまった」(マスコミ・32歳)

このように、自ら墓穴を掘ってトラブルの火種を作ってしまうのが「誤送信」の恐ろしさ。自分で宛先を間違えるケースのほかに、確認ミスによる“うっかり”もある。

「あるプロジェクトの進行中、同僚からのメールに『ここだけの話、先方さん現場のこと全然わかってないんですよね』とグチを書いて返信したら、宛先の『CC』欄にクライアントの担当者のアドレスが入っていた。即座にクレームが入ってプロジェクトからは外された」(広告・29歳)

「返信」機能でメールを書く場合は、宛先の確認がおろそかになりがち。“ここだけの話”をするときは、必ずCC欄も見直したいものだ。

「クライアントの担当者の『山田さん』に見積書のメールを送ったつもりが、別の取引先の『山田さん』に送ってしまっていた。すぐに気がついてお詫びとメールの破棄をお願いしたが、中身を見られていたらと思うと寒気がする」(営業・26歳)

同姓の別人に誤送信してしまうケースは、宛先を入力する際にメールソフトの「履歴」機能に頼っていると起こりやすい。「連絡先」にアドレスを登録するときは、「姓名」の欄に社名も書いておくとよさそうだ。ほかにも、

「クライアントの担当者に惚れて、こっそり食事に誘おうとしたメールを同社の別の人に送ってしまった」(営業・29歳)
「上司の悪口を、上司本人に送っていた」(Web制作・31歳)
「自分の個人用アドレスに転送するはずだった自分の給与明細を、社内の別の人に送ってしまった」(編集・27歳)

など、「あるある」の事例は枚挙にいとまがない。誤送信トラブルは、まさに現代社会の“落とし穴”といえそうだ。ちなみに、もし自分が誤送信メールを受け取ってしまったら…、何も言わずに「転送」で本人に送り返してあげるのが武士の情けか。

(呉 琢磨)

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