デスクなだれのモトをシェイプアップ!

紙資料ダイエットツール

2010.06.28 MON


あとから“使える”
データ化&整理のコツは?

机を占領する紙資料をデータ化して、広いスペースを作りたい。デジアナリストの舘神龍彦さんに聞くと「文字情報を再利用するものをデータ化しましょう」とのこと。

「ただデータ化するのではなく、資料や名刺は文字をテキストデータに変換するOCR機能を使えば、後々再利用や引用がしやすくなります。アイデアスケッチなどのメモや資料になりそうな雑誌のページも、データ化すれば再利用しやすい。情報を埋もれさせずにすむんです」

データ化したら、クラウドを活用すると、より効果的だとか。

「“Dropbox”というサービスにデータを保存すると、複数のパソコンやスマートフォンからアクセスできますよ」

ちなみに、ケータイの機種によっては、名刺読み取り機能やスキャナ機能があり、これを利用するのも一つの手とのこと。

「保存形式は、複数ファイルを結合できるPDFがオススメ。ファイル名は“日付+資料の中身”にしておけば、デスクトップ検索ですぐに見つかりますよ」

省スペースにも仕事の効率化にも役立ちそうだけど、データ化しただけで満足しちゃう気もするな…。

コージー林田=取材・文
text COZY HAYASHIDA


  • 「かさばる書類」をデジタル化!

    表裏面を同時にスキャン可能で、毎分20枚・40面をデータ化。A4なら50枚までセットできる。「水性蛍光ペンでマーキングした単語などをキーワード情報として自動登録する機能も。A3サイズをスキャンできるのもメリット」(舘神さん)

    「ScanSnap S1500」
    (PFU/オープン価格※実勢4万9800円)
  • 「名刺の束」をデジタル化!

    手のひらサイズの名刺スキャナ。スキャンしたデータはOutlookなど既存のメーラーと同期できる。コンパクトなUSB給電方式で持ち運びもしやすい。「名刺サイズのメモ帳を使えば、メモのスキャンにも使える」(同)

    「YASHICA S80」
    (エグゼモード/1万2800円)
  • 「散乱したメモ」をデジタル化!

    超音波と赤外線でペン先の動きを読み取り、紙に書いた文字やイラストをデータ化できるデジタルペン。文字はテキストファイルで、イラストや図はJPEGに変換。「伝言メモに使えば、内容を紙とデータの両方で残せる」(同)

    「airpenMINI+UEA3U」
    (ぺんてる/1万6900円)
  • 「本の山」をデジタル化!

    本を裁断~スキャンしてデータ化してくれるサービス。基本料金は1冊100円。テキスト検索ができるOCRオプションなども。「裁断機を購入すれば自分でもできるが手間がかかる。時間を買うサービスとして利用したい」(同)

    「BOOKSCAN(低価格書籍スキャンサービス)」
    (大和印刷/1冊100円~)
  • 「タンスの肥やし」をデジタル化!

    宅配便で洋服を送るとクリーニング後に倉庫で保管。預けた服の写真をオンライン上で確認できる。PCから必要な洋服を選べば、最短で翌日に届けてくれる。「自分の持っている衣服を見える化することでムダな買い物が防げそう」(同)

    「オンラインクローゼット」
    (ドレスファイル/クリーニング代+1着290円/月)

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