それで言うと、当社では「あとでじっくり考えるの禁止令」を出しているんです。

会議で「これ、どうなってる？」って聞いたら、「ちょっと後で確認します」っていうことあるでしょ？

あれを必ず「今、確認して」って言うようにしているんです。

その場で確認しちゃえば、「これで合ってますか？」「こうしようと思ってますけど、これでよさそうですか」とか対話して、すぐに決断できるでしょ。

下手に「あとでじっくり考えよう」と思ってると、確認に時間がかかるうえに会議の内容も忘れてしまっている可能性が高い。

そのときはパっと、いつやるかを決めるんですよ。

物事は一度にいくつも発生するのが当然のことだから、絶対、その場でやりきれないことが出てくる。そのときに「じゃあ今すぐ確認を投げて、明日中に結論を出そう」と決める。

効率化を進めるうえで、大事なのは「ピっと思ったら、パっとやる」ことです。

これを僕は「ピッパの法則」と呼んでいます。

いや、効率化することで、質も上がるんです。

なぜかと言うと、「ピッと思ってパっとやっていく」と「タスク管理」という業務がなくなるんですよ。

日常で業務をしていると、どうしても日々10個ぐらいのタスクを抱えてしまう。そうすると、そのタスクに優先順位をつけて…とかいった業務が発生します。まず、それ自体のタスクを減らせます。

また、優先度の高いタスクからこなしていく判断になると思うんですけど、優先度の低いものは質も低くなってしまう気がしませんか？

その点、ピッと思ってパっとやっていくのであれば、情報の鮮度が高い状況で判断ができるので、最適な答えを出せると思っています。

それに、本当にじっくり考えないといけないことって、ほとんどの人が年1回ぐらいしかないでしょ？

「単なる作業の部分」と「本当に考えないといけない部分」をちゃんと分けて考えることでしょうね。

この分解をちゃんとできてないと、本当の効率化はできないと思います。

僕はもともとセールスだったんですけど、自分で訪問先のリストアップをして、アポイントを取って、商談をおこなっていたんです。

でも、リストアップとアポ取りって、セールスのスキルがなくてもできる。

それに気づいてからは、作業に近い「リストアップ」や「アポ取り」は他人にお願いしたり、自動で作業できるようにシステム化したりして、自分が本当に考えないといけない「商談」の部分に集中するようにしていたんです。

もちろんです。

数字の振り返りや経営判断が必要なときに、自動的に答えが出るように関数を組んだExcelシートを活用しています。

そうすれば、僕がいなくても、このExcelシートに数字を入れるだけで、どうすればいいか判断できますよね。

たとえば、新規集客数の予測。

広告費をいくら使うと新規集客が何人来て、そのうちの何％が単品購入、何％が年間コースに入るのかが過去のデータからわかっているので、広告予算を入れるだけで新規集客人数が予測できます。

あと、売上・利益予測。

普通の企業では経営企画部が何日もかけてつくっているものを、当社ではExcelに数字を入れるだけで3年先までの売上・利益予測を10分ぐらいでつくれます。

ここまでの話を聞いて、わかってしまったかもしれませんが…

僕、ウルトラ面倒くさがりなんですよ。同じことを2回以上考えたくない。

そう。1回考えたら、なぜそう考えたのか、なぜそう判断したのかっていうのをちゃんとメモに取っておいて、同じことを2回考えないようにしているんです。

考えたりとか判断したりする頭脳のリソースを残すために、そういうのを全部Excelやシステムを使って仕組み化していったんですね。

自分の本の原稿をPDFでチェックするときに使ってますよ。

見るだけですね。

え、全然知らない…

え、そうじゃないんですか？

そうなんですね…

PDFは変えられないことに価値があるのかと思っていましたが、全然違うのですね。

僕もよく言います。「PDFの元原稿ください」って。

待つ時間を短縮できるんですね。これはありがたい。

全然知らなかった。なんかボタンいっぱいあるなとは思っていましたが…

しかし、なんでみんなPDFは編集ができないって思っちゃってるんでしょう？

僕は有料版を使っているけど、閲覧しかしてないですね。

すごい!! これ、出版業界に広まってほしいな。

出版業界って、PDFのゲラを複数人が1回1回印刷して、それぞれが手書きでコメント入れたものを編集者に集約して、その編集者が複数人が入れたコメントをまとめて、もう1回送るっていうすごい手間をかけているんですよ。

これって相手側も有料版の「Acrobat」を持ってないとコメント追加できないんですか？

これで共有したら、コメントを集約する手間がなくなると。

劇的に業務量が減りますね。多分、100分の1くらいになりますよ。

なるほど。契約書のチェックとかにも使えそうですね。

契約書って意外なところが変わってたりすることもあるから、自分の目でチェックするのが追いつかないこともあるんですよ。

それが自動でできるのはありがたいです。

ちなみに、電子契約とかはできます？

そうなんですね！

会社では電子契約サービスを使っているからいいんだけど、プライベートで契約する場合に契約書を何度も郵送するのが面倒だったんですよね。

いや…PDFを見るだけの「Acrobat」だと思っていたのに、こんなにいろいろ機能があるとは…業務フローが劇的に変わる感じがしましたね。

PDFの概念が変わりました！

もちろんです。むしろ、何でもっと早く教えてくれなかったのかと思ってしまいましたね。

こういうツールを使わず効率化しないまま一生懸命やっているのと、うまく活用して一生懸命やってる人って、同じ一生懸命でもアウトプットが10倍ぐらい違ってくると思います。

現代ではもうデジタル系のツールを使わないことで、まわりに迷惑をかけることもあると思います。

その人がそのツールを活用しないせいで、紙を出力しなきゃいけなくなったり、契約書の変更点を目視で確認しなきゃいけなくて時間もかかったりとか。

そうなると決して1人の問題ではない。便利で簡単なツールがあるのを知っていながら使わないっていうのは、マナーの問題になっていくかなと思いました。