「仕事が遅い人には共通点がある」

日本最大級のプログラミングスクール「TECH::EXPERT」「TECH::CAMP」を運営する株式会社divの代表、真子就有（まこ・ゆきなり）さんはそう断言します。

ただしそれは、資料作成のスピードや、レスの早さとはあまり関係がないのだとか。

仕事の早さには、作業にとりかかる前に「ある準備」をするかどうかが、大きく影響していました。

アウトラインを作成することで、なぜ仕事が早くなるのか

みなさん仕事は早いですか？

ちょっとでも自信がない人は、この話を聞く価値があると思います。

仕事を早くするにはどうすればいいのか。

結論を先に言ってしまうと、仕事をする前に「アウトライン」を作り込めばいいのです。

今日は、以下の2つについて話していきます。

① アウトラインを作成することで、なぜ仕事が早くなるのか

② 最強のアウトライン作成法

まず、なぜアウトラインを作ることで仕事が早くなるのか。

仕事が早い人は、資料作成のスピードが早かったり、即レスできたりするイメージがあると思います。

たしかに、そのようなわかりやすいスピードも大事でしょう。

しかし、それらが実際に仕事全体のスピードに及ぼす影響は10分の1ぐらいです。

では、仕事のスピードに影響を及ぼすものは、一体何だと思いますか？

実はこれ、「やり直しの少なさ」で決まります。

時間がかかってしまう人は共通して、仕事の段取りが悪く、膨大なやり直しが生まれているんです。

資料を作り直したり、関係者と調整し直したり、上司に確認をもらって間違いに気づき、さらにもう一度やり直したり。

皆さんにも経験があるかと思います。

この「やり直しに使う時間」を最小化できれば、仕事が早く終わるのはもちろん、仕事の質を高めることにも、時間を使えます。

そしてこの、やり直し時間を最小化するために必要なのが、「アウトラインの作成」なんです。

ここでいうアウトライン作成とは、作業にとりかかる前に仕事の全体像を捉え、何をするべきか詰めることを指します。

アウトラインをしっかり作成すれば「あー、これもやっておけばよかった」ということが、劇的になくなります。

アウトラインを作っている人は、作っていない人と比べると、最低でも3倍以上は仕事のスピードが早くなるんです。

最強のアウトライン作成法

それでは、誰でも使える「最強のアウトライン作成法」について、具体的な例を交えて解説していきます。

たとえば、 Webサービスを提供する会社で営業として働いているAさんがいるとします。

Aさんは上司からこう言われます。

「Aさん、今使っている営業資料が全体的に古くなっているから、新しくしておいてもらえる？」

だいたいの人は「は〜い、わかりました」と言って、すぐに資料を開いてアップデートを始めるでしょう。

これ、絶対にダメです。

すぐに仕事にとりかかっていて、一見仕事が早いように見えるんですが、頼まれたことをそのまま言われた通りにやるのは三流です。

簡単な仕事に見えても、いきなり手をつけると、膨大なやり直し作業が生まれてしまいます。

ですから、何よりも優先してアウトラインを作りましょう。

アウトライン作成にあたっては、これまでの自分の経験上、一番漏れなく書き出せる最強のフォーマットがあるので、今から説明するやり方を実践してみてください。

すごくシンプルですよ。

次の3つのステップに沿って、書き出していきます。

① ゴール

② 現状の課題

③ 解決策

「ゴール」は具体的な言葉で定義する

上記の3つの中で最も大事なのは「ゴール」です。

ゴールの設定で仕事の9割が決まるので、気合いを入れて取り組みましょう。

今回 Aさんが上司から依頼されたのは、営業資料の修正。

このケースのゴールはなんでしょう？

よくある間違いは、ゴールとして「古い営業資料を新しくすること」を設定することです。

これ、間違いなんです。

その先の「本当に得たい成果」について考えないといけません。

仕事を依頼した上司の立場で考えると、本当に得たい成果は、「よりお客さんから信頼される資料を作り、成約率を上げること」ですよね。

さらに、ゴール設定にあたっては、99%の人が犯してしまうミスがあります。

それは、「曖昧な言葉で定義してしまう」ことです。

ゴールは誰が見ても解釈のズレがないぐらい、具体的な言葉で定義することがとても大事なんです。

たとえば今回の例でいうと、「信頼される資料」という定義は曖昧ですよね。

信頼されるのって、どんな資料でしょうね？

もう少しこれを分解していきます。

信頼される資料とは何か。

a. 情報が正しく最新であること

b. 高品質に感じる見た目

c. サービスの価値がわかりやすいこと

これくらい具体的に定義しましょう。

ゴールを達成するための「課題」と「解決策」を洗い出す

次は、作成したゴールを達成するための具体的な課題を洗い出していきましょう。

たとえば営業資料の課題としては、こういったものが挙げられるはずです。

a. 資料に引用しているデータが古い

b. スライドのデザインがダサい

c. サービスの「ウリ」がパッと見でわかりにくい

ゴールを具体的に定義してあれば、課題はあまり考えずとも、パッと浮かび上がります。

次に、それぞれの課題に対応する、解決策を考えていきます。

解決策としては、以下のようなことが考えられるでしょう。

a. 引用データをすべて最新のものに変える

b. 新しいデザインを社内のデザイナーに作ってもらう

c. 最初のスライドにサービスの「ウリ」をわかりやすく記載する

ここまですれば、仕事として何に取り組めばいいか、一目瞭然ですよね。

ここまで文章化できたら、作成したアウトラインを上司や同僚に送って、フィードバッグをもらいましょう。

だいたいの場合は上司ですね。

上司との間にイメージのズレがないか、徹底的に詰めてください。

ヤバイ上司は「人に聞かずに自分で考えろ」なんて言ってきますが、それはただのマネジメント放棄です。

結局後から「俺はそんなつもりじゃなかった」などとイチャモンをつけてきて、アウトラインが無意味になってしまう可能性があります。

そんな上司がいる会社は、今すぐ辞めましょう。

ちなみに上司側の立場の人も、部下に仕事をふる際は、アウトラインを作ってから渡すべきです。

アウトラインを作れば、部下の仕事に対して考えるきっかけになります。

自分で何も考えずに、とりあえず思いついた作業をポンポンとふるダメ上司もたくさんいますが、あなたはそうならないようにしてください。

上司としても結果的にフィードバックが減るので、仕事が楽になりますよ。

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