まずは「どれくらい時間がかかるか」を分析しろ

自分を“すごい人”だと思うな!『ドラゴン桜』桜木先生が教えるタイムマネジメント術

仕事・ビジネスby 新R25編集部

毎日の仕事が全然終わらない。もっと手早く仕事を済ませて、残業せずに帰りたい! 

会社員時代の私は、日付も変わりかけた暗いオフィスでいつもそんなことばかり考えていました。

フリーライターになった今でも、仕事を片付けるのは苦手なまま。時間の管理が上手な人と下手な人は、一体何が違うんでしょうか

今回はこの疑問に答えてもらおうと、マンガ『ドラゴン桜』で龍山高校を見事復活させた桜木建二先生のもとを訪れました!

出典

(C) 三田紀房 / コルク

【桜木建二(さくらぎ・けんじ)】元暴走族の弁護士。経営破綻状態となった落ちこぼれ高校、私立龍山高等学校の運営問題を請け負うこととなった。龍山高校を進学校にする構想をその時練り、特別進学クラスを新設し、1年後には同校初の東大合格者を出した

革新的な手腕で底辺高校生を東大に合格させた桜木先生に、大人でも使えるタイムマネジメント術を伝授してもらいましょう!

〈聞き手:サトートモロー〉

残業するやつは自分が“すごい人間”だと勘違いしている!

ライター・サトー

ライター・サトー

予定通りに仕事を終えられず、いつも残業ばかりの人はどんな原因があると思いますか?

桜木先生

桜木先生

そんなのは簡単な話だ。

タイムマネジメントが下手なやつは、自分を“すごい人間”だと勘違いしているんだよ。

ライター・サトー

ライター・サトー

えっ、そんなつもりはないんですけど…

桜木先生

桜木先生

仕事やプロジェクトというのは、「誰が」「どの程度の能力で」「どのくらい時間と費用をかけて」できるものかを理解してから計画を立てるものだろう。

つまり、原稿を書く、企画書を作成するなどの作業に「自分ならどのくらい時間がかかるか」を考えなければいけない。

そんなこともわからずに「なんとか行けるはずだ」と、いきなり作業を始めるから終わらないんだ。

ライター・サトー

ライター・サトー

うっ…確かに、とりあえず手をつけてから終了時間を見立てようと思ってました。

桜木先生

桜木先生

そう、だからまず、自分は「どのくらいの時間がかかるか」という分析をしてから、スケジュールを埋めないといけない。

ライター・サトー

ライター・サトー

それってつまり、先に終了する時間を決めてしまう、ということですよね。でも、それがうまくいかないんですよ…

桜木先生

桜木先生

そりゃ確かにうまくはいかないさ。

大事なのは失敗を次にちゃんと生かすことだ。「1時間半もかかったから、次は2時間くらい余裕をもってスケジュールを組もう」とかな。

時間管理に失敗するやつは、終わった達成感で「どのくらい時間がかかったのか」を忘れてしまうんだよ。

出典

(C) 三田紀房 / コルク

桜木流タイムマネジメント術①「準備する時間もスケジュールを組みこめ」

桜木先生

桜木先生

そもそも、どいつもこいつも圧倒的に準備不足だってことに気づいてない。

そんなのは、料理にたとえると「調理をしながら食材の買い出しをしている」ようなものだ。

ライター・サトー

ライター・サトー

調理をしながら食材の買い出しをする…?

桜木先生

桜木先生

レストランや自炊するときを思い浮かべてみろ。料理っていうのは本来、食材を全部そろえて、包丁で切って下ごしらえをしてから調理するはずだ。

ほかの仕事もまったく同じ。その仕事なりの下ごしらえがあるはずだろうが

では、自分の仕事の準備は何か? 答えてみろ。

ライター・サトー

ライター・サトー

えっ原稿を書く前…? 何だろう?

桜木先生

桜木先生

書くための音源やメモ、リサーチした資料をすべて用意して、書くことだけに集中できる環境にするとかだろう。

そんなこともすぐ口に出せないやつは、タイムマネジメント以前に、仕事の基本の「き」が備わっていない

耳が痛い

桜木先生

桜木先生

ちなみに準備は実行より2倍以上時間がかかると思ったほうがいい。

準備:実行=2:1でスケジュールを組むことを意識しろ。

ライター・サトー

ライター・サトー

肝に銘じます!

桜木先生

桜木先生

大抵の人間は成功者を見て、その要因は「才能」にあると思い込む。

だが、彼らは目に見える行動の裏で、その何倍もの準備に時間を割いているんだ

仕事が終わらないやつに限って、「自分には才能がない」「自信がない」とかぬかしながら、なんの準備もせずに本番に臨んでいる。言葉と行動が真逆じゃないか。

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(C) 三田紀房 / コルク

桜木流タイムマネジメント術②「想定外の出来事が起きる前提で動け」

桜木先生

桜木先生

あと、タイムマネジメントが下手なやつは、「想定外」という言葉をよく使う。

上司や同じ部署の人間から、突然作業を割り振られることがあるだろう。それで、「想定外の仕事が入った~」と言って残業している。

ライター・サトー

ライター・サトー

よくありますね…

桜木先生

桜木先生

しかし、それが3回以上起こるとしたら、もはや想定外じゃないだろう?

その会社によって、曜日や時間帯で忙しさの変化もあるが、あらかじめ「緊急案件対応する時間」という形でスケジュールに組み込んでおけ。

ライター・サトー

ライター・サトー

ある程度予測がつくのなら、それは「想定内」のことにできますね。

桜木先生

桜木先生

朝の通勤ラッシュも同じだ。JRだって地下鉄だって、時間ぴったりに動く日があるか?毎朝何かしらの理由で遅延が起きているはずだ。

そんなことも考えず、恥ずかしげもなく遅延を理由に遅刻するやつは「自分はバカです」と宣言しているようなもんだ。

ライター・サトー

ライター・サトー

(今日遅刻しなくて本当によかった…)

桜木流タイムマネジメント術③「HPを回復させる時間も考えろ」

桜木先生

桜木先生

そして、「最も大切な予定」をスケジュールに組み込むことも意識しろ。

ライター・サトー

ライター・サトー

最も大切な予定ですか?

桜木先生

桜木先生

「寝る」時間だよ。

人間っていうのは、仕事してから休むんじゃない。休んでから仕事をするんだ

呼吸だって、息を吸ってから吐くの順番だろう。しかし、この考え方が逆になっている人間が非常に多い。

ライター・サトー

ライター・サトー

休息してから仕事、ですか。

確かに忙しいと、その考えは忘れがちです。

桜木先生

桜木先生

ちなみにお前は、毎日何時間寝ているか記録をとっているのか?

ライター・サトー

ライター・サトー

いえ、寝る時間はかなりバラついていると思います。

桜木先生

桜木先生

本当に何から何までいい加減だな。

RPGゲームを思い出してみろ。敵と戦うときには必ず、事前に残りのHPを確認するだろう。

ライター・サトー

ライター・サトー

確かに、ゲームの世界ならまずは体力を万全にするというのを当たり前にやっています。

桜木先生

桜木先生

HPが足りなければ、薬なり魔法なりで回復してから挑むはずだ。でなきゃ倒されてリセットってことになる。

お前は、毎日毎日敵にやられてリセットしてる人生を送ってるんだよ。そんなやつにタイムマネジメントなんてできるもんか。

ライター・サトー

ライター・サトー

うう…休息のスケジューリングはどう行えばいいと思いますか?

桜木先生

桜木先生

たとえば22時〜7時を休息の時間にして、それをスケジュールに書き込んでしまえ。

ライター・サトー

ライター・サトー

結構、多めに時間を確保するんですね。

桜木先生

桜木先生

寝るのにだって準備は必要だ。

脳は2時間ほどかけて休眠状態に入るから、その間は胃に物を入れない。

紙の手帳だと就寝の管理はしづらいから、Googleカレンダーなどを使うのがいいだろう。

桜木先生

桜木先生

寝ずに働いている人間で、成功している者は大勢いる。

しかし彼らが活躍し続けられるのは、5年10年という短いスパンだ。

30年、40年以上活躍しているような人間は、皆よく寝ているやつばかりなのだよ

ライター・サトー

ライター・サトー

長く活躍し続けるためにも、寝ることは大事だと。

出典

(C) 三田紀房 / コルク

睡眠時間や、休憩時間を管理する。確かに『ドラゴン桜』でも言ってましたね…

桜木先生

桜木先生

それに、寝るだけじゃない。仕事の合間の休憩時間や食事の時間もすべて予定に書き込んでコントロールするんだ。

ライター・サトー

ライター・サトー

寝る以外の時間もですか?

桜木先生

桜木先生

起きている間、ずっと集中できている人間など一人もいない。

仮に自分の集中力が1時間続くとして、2時間分の仕事をこなすとしよう。その場合は15分の休憩を挟んで、合計2時間15分でスケジュールを立てるんだ

なんとなくの経験じゃなくて、しっかり「できること」を繰り返して強みをつくれ

ライター・サトー

ライター・サトー

休むことや仕事の準備も割り当てたスケジューリングを想像してみたんですが、想像以上に時間が足りないと感じてしまいました。

こうなってしまうのも、準備不足が原因なんでしょうか?

桜木先生

桜木先生

それもあるが、単に経験不足っていうのも大きいだろう。20代から何でもこなせるなんてことはありえない。

だからまずは、動ける習慣を身につけろ。そして、「できることを繰り返す」ようにするんだ。

ライター・サトー

ライター・サトー

「できないことにチャレンジする」ではないんですね。

桜木先生

桜木先生

6割程度しかできないことを繰り返して、何が身につく? できることを何度も何度も繰り返して、初めて自分の中に「強み」が生まれるんだ

会社を見渡してみろ。大して身にならなかったことを繰り返し続けて、そのまま歳をとったようなやつがごまんといるだろう。

なんとなく経験を積んで、なんとなく後輩に教えることができる。そんな「なんとなく先輩」になりたいか?

ライター・サトー

ライター・サトー

考えただけでゾッとしますね。

桜木先生

桜木先生

だからこそ、今すぐ体力回復と準備の予定をスケジュールに書き込め

10年選手、20年選手にもなって有給も消化できないのは、心が焦っている証拠だ。心に余裕がないのに、大きな仕事が成し遂げられるわけないだろう。

ライター・サトー

ライター・サトー

今すぐ予定を立て直します(震撼する社会人10年目)。

タイムマネジメントができない社会人として、桜木先生の説教は耳が痛いことばかりでした…

仕事をぬかりなくこなしつつ休む時間をしっかり確保すれば、体力も万全。積み重ねるほどに、実力も人間力も上がりそうな桜木流のタイムマネジメント術。

みなさんもぜひ、一緒に試してみませんか!?

〈取材・文=サトートモロー(@tomorrow_p_sato)/編集=福田啄也(@fkd1111)〉

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