仕事の本質は“工夫する余地がある作業”に注力すること

「これは絶対成功する!」北野唯我が太鼓判。元受付嬢社長が考える「仕事の本質」を体現するシステム

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株式会社RECEPTIONIST

仕事
ミーティングの日程調整から会議室予約管理、そして来客受付における無駄なコミュニケーションを効率化するクラウド受付システム「RECEPTIONIST(レセプショニスト)」。

最短1時間で企業の受付業務を代替してくれる便利なサービスだそうです。

クラウド受付システムを手がける株式会社RECEPTIONIST代表取締役CEO・橋本真里子さんは、ご自身が11年間「受付嬢」として働いた経験をもとに、このサービスを立ち上げたとのこと…!

今回は、実際にサービスを利用しているワンキャリア取締役・北野唯我さんとの対談を通して、「起業ストーリー」から「RECEPTIONISTが目指す、業務効率化サービスを超えた壮大な未来」まで語っていただきました。
【北野唯我(きたの・ゆいが)】(写真左)博報堂、ボストンコンサルティンググループを経て、2016年にワンキャリアへ参画、現在、取締役として事業開発・人事領域・PRクリエイティブ領域を統括。著書に『転職の思考法』『天才を殺す凡人 職場の人間関係に悩むすべての人へ』『分断を生むエジソン』など。【橋本真里子(はしもと・まりこ)】(写真右)1981年生まれ。2005年より、トランスコスモスにて受付のキャリアをスタート。その後USEN、ミクシィやGMOインターネットなど、上場企業5社の受付に従事。受付嬢として11年、のべ120万人以上の接客を担当。16年、株式会社RECEPTIONIST(旧ディライテッド株式会社)設立。17年、クラウド受付システム「RECEPTIONIST」をリリース

11年間の「受付嬢」経験をもとに起業

北野さん

北野さん

RECEPTIONIST、ワンキャリアの受付にも導入させていただいていて、いつもお世話になってます。

しかし、まず面白いのが橋本さんの起業ストーリーですよね

11年間受付嬢したあとに「受付業界を変えるため」に起業したなんて、めっちゃカッコよくないですか? マンガの主人公かと思いましたよ!!
橋本さんのインタビュー記事を熟読してきたという北野さん
北野さん

北野さん

11年間受付に携わって、どんな課題を感じて起業したんですか?
橋本さん

橋本さん

受付業務って、形骸化したムダな手続きだらけなんですよ。

来訪者は毎回手書きの受付表を書いて、名刺を何枚も出さなきゃいけない。受付嬢は内線電話で担当者を呼び出さなきゃいけない。しかも、忙しい担当者はデスクにいないからまわりの席の人が代わりに出て伝言して…みたいな。

世の中はこれだけアップデートされてるのに受付業務は昭和からほとんど進化してないことに危機感を感じていました。
北野さん

北野さん

たしかにそうだなあ。ただ、ほとんどの人は、そういう課題感を持っていても起業まではしないじゃないですか。

何か起業のきっかけがあったんですか?
橋本さん

橋本さん

受付嬢になって10年が過ぎたころ、自分の将来について真剣に考えはじめたんです。

受付嬢って、次々と新しい人たちも雇用されてきて、いつまでも続けられる仕事ではないという現実もあって
橋本さん

橋本さん

受付嬢としてのキャリアを終えた人は、同じ会社の総務部で働きはじめることが多いんですけど、それだと自分より優秀な人はたくさんいる

私にしかできないことは何だろうと悩んで、受付嬢として11年働いた経験とIT企業勤務で得た知見をかけあわせて「受付×起業という道に進もう」と思い立ったんです。
北野さん

北野さん

めちゃくちゃカッコいいじゃないですか

僕、いま新しい本を執筆してるんですけど、その主人公が古い業界を変えようともがく女性のキャリアウーマンなんですよ。

彼女の名前、ハシモトに変えようかな
橋本さん

橋本さん

なんで(笑)。やめてください(笑)。
北野さんの次回作にご期待ください

スマートな取りつぎが魅力のRECEPTIONIST。「本当にこの会議室使う?」とリマインドも

ーー(編集部)読者に向けて、RECEPTIONISTのサービス紹介をお願いします。
橋本さん

橋本さん

RECEPTIONISTは、受付にiPadを設置するだけで来訪したお客様と担当者の取りつぎができるようになるサービスです。

来訪したお客様がiPadで担当者の名前を検索して呼び出すと、担当者のビジネスチャットや専用アプリに通知がいくシステムになっています。
橋本さん

橋本さん

内線電話や名刺確認などアナログな手段を一切使わず、スマートに取りつぎできるのが特徴ですね。
北野さん

北野さん

ワンキャリアでもRECEPTIONISTを導入しているんですが、本当に業務が効率化しました

以前は、来客があるとアシスタントの方がわざわざデスクから歩いていって対応したり、担当者への連絡に時間がかかったり、ムダが多くて…
橋本さん

橋本さん

電話だと、どうしても無駄なやりとりが発生してしまうんですよね。
橋本さん

橋本さん

受付システムのほかにも、日程調整を効率化する「調整アポ」や、会議室管理システム「RECEPTIONIST For Space」といったサービスも展開しています。
北野さん

北野さん

受付システム以外にもサービスがあるんですね。会議室管理システム、ちょっと気になるな…
橋本さん

橋本さん

実は、この会議室もRECEPTIONIST For Spaceで管理されています

このようにiPhoneを会議室に置いておくだけで、入退室など利用状況の管理が簡単にできるようになるんです。
「入退室のときに、画面のボタンをタッチするだけでOKです」
北野さん

北野さん

これもいいじゃないですか。

うちの会社でも、「3人でミーティングするだけなのに8人用の会議室を使ってる」みたいなことが山ほどあるんですよ。

そういうムダを解消してくれるイメージですよね。
橋本さん

橋本さん

その通りです。

単に会議室の利用を記録するだけじゃなくて、たとえば利用の2日前に「本当にこの会議室を使いますか?」とリマインドしたりして、会議室が生産的に使われるようにコントロールしてくれるサービスなんです。
北野さん

北野さん

それも助かるな〜!
橋本さん

橋本さん

将来的にはミーティングの時間もシステムが自動調整できるようになることを目指してます。

このメンバーのミーティングはいつも延長するから、後ろに入りそうな予約を別の会議室にまわして、30分長めに予約する」みたいな判断をシステムがやってくれるイメージですね。
北野さん

北野さん

それは未来的だな…

攻める総務の武器になりそうなツールですね。

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仕事の本質は「工夫する余地がある作業に注力する」こと

ーー(編集部)RECEPTIONISTは業務効率化によって働きやすさを促進するサービスだと思うのですが、一方で若手はまず雑務から始めるべきという意見もある気がしています。

「若手が省略するべき雑務」と「やるべき雑務」の判断基準って何なのでしょうか?
北野さん

北野さん

個人的に、判断基準はたったひとつ「工夫する余地があるかどうか」だと思います。
北野さん

北野さん

僕、前職が外資系の戦略コンサルだったんですけど、「工夫の余地が少ないことをやったら怒られる」っていうカルチャーがあって。

入社してすぐ、パワーポイントでプレゼン資料をつくっていたら怒られたんですよ

社内にはパワーポイントをつくってくれる担当の方がいるから、時間単価の高いコンサルタントは資料はつくらず、戦略設計に集中しろと
橋本さん

橋本さん

生産性にかなりシビアですね。
北野さん

北野さん

そうなんです。

そのときの教訓はワンキャリアのカルチャーにも反映させていて、社員には「つくって整えて渡す」ように伝えています。

その際に大事なのは「努力より工夫」ってことですよね。ずっと同じ仕事をするのではなくて、なるべく素早くマスターして部下に引き継ぎ、もっと上流の仕事を取りにいくように、工夫しようと
北野さん

北野さん

ただ、そこまで生産性に執着したうえで、どんな仕事にも自分から裁量権を見出す工夫も必要だと思っていて。
橋本さん

橋本さん

自分から裁量権を見出す?
北野さん

北野さん

経理財務での若手時代、「与信審査」っていう会社の経営数字を6時間くらいただただ打ち込むだけの仕事があったんです。

びっくりするほど面白くない作業なんですけど、僕は「この業態ならこれくらいの粗利率かな?」って、経営数字を当てるゲームとして取り組んでいて。
橋本さん

橋本さん

つまらない作業にも、自分なりに工夫を加えていたんですね。
北野さん

北野さん

結果的に、あのとき身につけた「企業の経営状態を見抜く力」が今の仕事の土台になっています。

今でも、あれは仕事の本質だったと思っていて。

よく「はやいうちに裁量権が欲しいです」って言う人がいますけど、まずは自分で裁量権をつくり出す工夫をすべきだと思います。
北野さん

北野さん

…でも、稀にその工夫すらも許されない仕事もあると思うんですよね。

それこそ一部の受付業務のように、何のためにやっているかよくわからない作業とか。そういうものは徹底的に省略していくべきだと思います。

若手には、より本質的な業務に取り組んでほしいですね
橋本さん

橋本さん

私たちも同じ思想を持っています。

同じ単純作業でも、オリジナリティが乗せられるものならいい。

でも、誰がやっても結果が変わらないルーティン作業はRECEPTIONISTのようなツールで徹底的に省いていただければと思います。
北野さん

北野さん

RECEPTIONISTは、若手を雑務から解放して本質的な業務に集中させてくれる強い味方ですよね。

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単純作業はツールで徹底的に省くべし
ーー(編集部)受付業務には「ていねいに対応してもらえてうれしい」といった、代替できない価値もある気がします。
橋本さん

橋本さん

おっしゃる通り、来訪者をおもてなしすることは受付嬢にしかできない仕事だと思っています。

だからこそ、単純作業はRECEPTIONISTに任せて、受付嬢の方々はお客様とのコミュニケーションに専念してほしいと考えているんです。
北野さん

北野さん

ITサービスの価値って、人が人らしいことにフォーカスできるように、やらなくていいことを代替すること

RECEPTIONISTはそれをピュアに体現してるサービスだと思いますね

業務効率化のその先へ。RECEPTIONISTが目指す未来

橋本さん

橋本さん

ここまで業務効率化について話してきましたけど、RECEPTIONISTは雑務を省くだけでなく、さらにその先を目指していまして。
北野さん

北野さん

その先と言うのは…?
橋本さん

橋本さん

システム内に蓄積されたデータの有効活用です
橋本さん

橋本さん

私が受付嬢をしていたとき、その会社の内情にめちゃめちゃ詳しかったんですよ。お客様が社内の誰とどれくらいの頻度で会っているか全部わかっていたので。

なので、システム内に蓄積される来客情報をもっと活かして、たとえば採用活動だと「どんな学生と何回面談したら内定を承諾してもらえるようになるのか」といった分析ができるようになればと考えています。
北野さん

北野さん

めちゃくちゃ面白いじゃないですか!

最近この部署仕事してねえな」みたいなこともわかるんじゃないですか?(笑)
橋本さん

橋本さん

受付システムだけでなく、日程調整や会議室管理システムにも有効活用できるデータはたくさん眠っているはずです。

RECEPTIONISTは、これからもビジネスコミュニケーションに関わるさまざまな業務効率化ツールを開発しつつ、そのデータ活用をご提案していければと考えています。

〜インタビュー終了後〜

北野さん

北野さん

RECEPTIONIST、絶対成功するじゃないですか

だって、生産性の観点から企業側が導入するメリットがあるし、何より創業社長にしかない秘伝のタレもある。成功するサービスの条件が揃ってますよね。

本音で考えても多くの会社にとって導入しない理由がない気がしているんですが、何か使ってもらえないボトルネックがあるんですか?
橋本さん

橋本さん

正直言って、「来客の取りつぎは若手社員がやるものだ」「システムを導入したら仕事が奪われる」といった固定概念は根深いものがあります。

それをどうにか払拭できればと思っているんですが…
北野さん

北野さん

特に、日系企業では拒否反応が強いですよね。

でも、テクノロジーが人の仕事を奪うのって、本当の意味では優しいことだと思うんですよ。
橋本さん

橋本さん

優しいことですか。
北野さん

北野さん

テクノロジーに奪われる仕事って、遅かれ早かれなくなっていくと思うんです。

でも、そんな沈みゆく船のような業界に、毎年35%ほどの入職者が流れているという事実があって。

彼らは、家族ができてたくさん働かなきゃいけなくなったときに職を失うことに気づけていない。
北野さん

北野さん

テクノロジーは、そういう人たちにいち早く「このままだと先がない」という事実を伝えて、これから先も発展していくであろう業界に送りとどける、厳しくも優しい存在だと思います。
橋本さん

橋本さん

これからも、自信を持ってRECEPTIONISTを勧めさせていただきます。
北野さん

北野さん

それに、最近オンライン会議が「難しそうだと思ってたけど、意外と簡単にできるじゃん」とわかって一気に浸透しましたよね。

近い将来、受付のような業務にも「システムに任せればいいじゃん」と一気に効率化されるタイミングが来る気がしています。
橋本さん

橋本さん

今回のインタビュー記事がひとつのきっかけになればと考えています

経営層の方々にRECEPTIONISTを知っていただきたいですし、若手社員が「こんなサービスを導入したいんです」とこの記事を見せながら上司に提案できるようなプレゼン材料になったらうれしいですね。
恥ずかしながら、RECEPTIONISTを「単なる受付代行ツール」だと思っていた筆者ですが、RECEPTIONISTが目指す先には、「働き方をアップデートして組織を強くする」という壮大な未来が広がっていました。

「もっと本質的な仕事がしたい」と悩むビジネスパーソンは、RECEPTIONISTの導入を上司に提案してみてはいかがでしょうか?
ちなみに、なんとRECEPTIONISTとワンキャリアは同じビルにオフィスを構えているとのこと。取材後はワンキャリアオフィスに移動し、北野さんにRECEPTIONISTの社内活用を説明していただきました!