多くのビジネスパーソンは、毎日Googleのサービスを使っているでしょう。

Gmailはもちろんスプレッドシートやドキュメント、スライドなど、ビジネスを進める基礎ツールとして活用しています。

しかし、これらのGoogleのサービスをすべて使いこなせているか？と聞かれて、自信を持って回答できる方は少ないはず。

実はGoogleにはこれらのサービス以外にも、会議を円滑にすすめるためのツールや、タスク管理にうってつけなメモツールもあります。

そんなGoogleのツールを使いこなすための指南書となるのが、昨年11月に発売してから現在第4刷まで決定している『Google式10Xリモート仕事術』です。

Google認定パートナーの平塚知真子さんは、同書のなかで「ツールを使いこなせば、リモートワークでも劇的に生産性が向上する」と語っています。

今回は同書より、Googleサービスを使いこなすためのノウハウを複数記事でご紹介します。

Google式10Xリモート仕事術

整理不要で必要な情報を秒速発見できる「ドライブ」

「週に8時間」と聞いて何かピンときますか？

これは、一般的なビジネスパーソンが資料やデータなどを探すことに奪われている時間数です。

週に8時間というと、まる1営業日分がムダになっているのです。

探している一つひとつの資料は5分、10分ですが、それが1日に何度も発生しているのです。

きっとあなたも例外ではないでしょう。

それにしても、こんなに多くの時間、何を探し回っているのでしょうか。

このムダな時間を減らすために、今すぐできることが2つあります。

一つは、検索できるようにすること。

そのためには、アナログの紙文書をデジタル化する必要があります。

デジタル文書なら、何百ページあっても、一瞬で検索できます。

ただ、デジタル化すればすべて解決かというと、そうではありません。

今でも、DropboxやOneDrive、iCloudなど、あちこちに情報を保管していませんか。

LINE、Facebook、Chatwork、Slackなど、どこでやりとりしたのか忘れてしまうことも多いはずです。

「ITの段差」によって、せっかくデジタル化しても一向に快適にならないのは、情報を「保管している場所」に問題があるのです。

だからもう一つは、情報を一元管理できる場所に保管すること。

交通系ICカードのPASMO（パスモ）やSuica（スイカ）を思い出してください。

以前は、毎回券売機に並んで切符を購入しなくてはいけませんでした。

最近では、バスもタクシーもコンビニでの買い物まで、カード1枚ですみます。

あなたの情報も、すべてのアプリで作成した文書やデータを縦横無尽に一元管理できたら、どれほど時短になるでしょうか。

すべての紙文書をデジタル化できないように、全デジタル情報を一元管理する方法はありません。

しかし、Googleのアプリ群で作成、収集したデータについては一元管理できます。

Googleドライブがドラえもんの「四次元ポケット」である理由

収集したデータを一元管理する頼れる存在。

それが、ドライブです。

ありとあらゆるデータを保管でき、必要な情報を必ず見つけられる「発見装置」。

「名前は聞いたことがあるけれど、使ったことがない」「一度使ったけれどよくわからず、使うのをあきらめた」という方、非常に多いです。

でも、ご安心ください。

ドライブを使う最大のメリットは、なんと言っても精度の高い検索機能。

私が持つドライブのイメージは、まさにドラえもんのひみつ道具、四次元ポケットです。

「仕事に必要な情報」をなんでも放り込んでおき、手を突っ込むだけで、自動選別機能で望むものがすぐ取り出せます。

ドライブの場合、自動選別機能は検索機能です。

ただし、ドラえもんのひみつ道具「とりよせバッグ」のように、中に手を突っ込めば、どんなものでも取り出すことができるわけではなく、あらかじめ自分でポケットに入れておく必要があるところがミソです。

そして、ドライブが四次元ポケットよりもすごいのは、Aさんの四次元ポケットとBさんの四次元ポケットをつなげてしまえる「共有」機能です。

これは、Aさんのポケットに入れた情報をBさんが自分のポケットから取り出せるということです。

Googleのミッションから生まれた便利機能

突然ですが、あなたはGoogleが掲げているミッションをご存じでしょうか。

これは1998年の創業時から変わっていません。

今でも公式サイトに掲載されています。

原文はこちらです。

今やGoogle検索はカンタンな操作で、数分の1秒の間に関連性の高い検索結果が得られる世界最大の無料検索エンジンとして、広く認知されるようになりました。

そしてGoogleは世界中に公開されているウェブサイトの情報だけでなく、ドライブに保存された「あなたの非公開情報」や「他の誰かから共有された限定公開情報」も、その検索とAI技術により、すべてをいつでもどこでもアクセス可能な状態にしてくれています。

必要なファイルを最短最速で発見できるのが、Googleを使うメリット。

この2つを実践し、Googleを使い倒して初めて“本気の時短”が実現します。

情報の保管場所を、すべてGoogleのクラウドサーバへ、言ってみればGoogleの「共有（シェア）」の概念がすみずみまで行き渡った世界に変えるからこそ、情報に即時アクセスできる環境が手に入るのです。

必要な情報にすぐ到達するための3つのテク

あなたは、アクセスしたい情報をすばやく検索できるタイプでしょうか。

それとも、検索は苦手でしょうか。

検索力もまた、リモート強者とリモート弱者の分かれ道です。

ドライブで情報にすばやくアクセスする、とっておきの3つのテクニックを紹介しましょう。

それぞれ見ていきましょう（【図1】）。

【テク1】［最近使用したアイテム］で見つける

まず、［ランチャー］からアクセスしたドライブの画面左をご覧ください。

［最近使用したアイテム］には、［マイドライブ］のファイルと［共有アイテム］のファイルの両方が、最近自分が使用した順番で格納されています。

［マイドライブ］とは、自分がオーナーのファイルが入っている場所です。

また［共有アイテム］とは、自分以外の人から共有されたファイルが入っている場所になります。

【テク2】［マイドライブ］から［履歴］→［詳細］をクリックして見つける

自分だけでなく、チームで共有しているファイルを履歴から探す方法です。

［マイドライブ］を選択すると、右上の情報アイコン［ｉ］が表示されるのでクリックします。

［詳細］画面が表示されたら、隣に表示されている［履歴］をクリックして表示を切り替えます。

誰かがドライブのファイルに変更を加えると、その内容と変更を加えたユーザー履歴が一覧表示されます。

チームのメンバーが更新したファイルは現在進行形で動いているプロジェクト。

離れていても、他の人が取り組んでいることを認識できます。

【テク3】［ドライブで検索］にキーワード入力後、条件を指定して絞り込む

最後はドライブ全体から目的の情報を検索する方法です。

一番上に表示されている［ドライブで検索］にキーワードを入力します。

そのままマウスポインタを右へ移動させると、「下向き三角」のアイコンがあります。

これをクリックすると、複数の条件を追加しての「絞り込み検索」ができます。

ファイルの種類や保存した場所だけでなく、誰と共有したかを検索できる［共有対象］や、自分に割り当てられたコメントのあるファイルを検索できる［フォローアップ］など、ドライブならではの検索条件も使えます。

ドライブに保存されたあらゆる文書は、全文検索可能なので、［含まれている語句］での検索をぜひお試しください。

PDFや画像の文字まで、光学文字認識（OCR）技術によって検索対象となります。

ファイル名だけでなく全文検索するので速いのです。

Googleで効率化

Google式10Xリモート仕事術

誰もが一度はGoogleを使ったことがあると思います。

ですが、今回紹介した方法の中でも、“便利なのに知らなかった知識”があったのではないでしょうか。

同書では、そんな誰もが知らないGoogleの底知れぬ実用法がたくさん紹介されています。

IT化が進む今だからこそ、ぜひ同書を手にとってGoogleをフル活用してみてはいかがでしょうか。

あなたの生活にイノベーションが起こるはずです。