企業インタビュー

ウェビナー業務の時間を61%削減。準備から配信までひとつで完結の「WebinarBase」

ウェビナー業務の時間を61%削減。準備から配信までひとつで完結の「WebinarBase」

業務効率化もとことんサポート

新R25編集部

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コロナ禍を経てすっかり定着した「ウェビナー」。

オンラインでセミナーを開催するという形式で、会場が不要であることや、スタッフも最小限で済むことから、コストやリソース面でのメリットも大きいとされています。

一方で、申し込みフォームの作成や参加者管理、配信など、ウェビナーならではの手間や作業は盛りだくさん。

そんな“デメリット”を解消してくれるのが、株式会社エックスラボが展開する画期的な管理システム「WebinarBase(ウェビナーベース)」。なんでも、ウェビナー開催における業務時間を61%削減できるんだとか。

いったいどんなツールなのか、開発責任者の山本茉由さんにお話を聞きました。

〈聞き手=池田さのみ(新R25編集部)〉

WebinarBaseだけで、セミナーが開催できる!

山本さん

セミナー情報ポータルサイト「SeminarBase(セミナーベース)」を運営する株式会社エックスラボは、今年2月にリリースしたセミナー管理システム「WebinarBase(ウェビナーベース)」を8月1日に大幅リニューアルしました。

池田

もともとはセミナー情報を提供するのがメインだったと思うのですが、なぜこのサービスを開始したんですか?

山本さん

そうなんです。もともと弊社は、セミナー主催者として集客をメインに行う会社でしたが、コロナ禍でそれらがストップする時期がありまして…

そのときに「ウェビナー」という、Web上でセミナーをするスタイルが一気に広まってきました。

でもウェビナーは、開催するとなると何から手をつけたらいいかよくわからないし、面倒なイメージがあるじゃないですか。

池田

告知も含めて、人が集まるかも心配になりそうですね。

山本さん

そうですよね。そのころ、弊社にはウェビナー集客の問い合わせが激増したんです。

自社でセミナーを運営、集客もしてきていて、開催の大変さはよくわかります。だからこそ、力になりたいと思いまして。

そこで、2023年にセミナー情報プラットフォーム「SeminarBase(セミナーベース)」事業を立ち上げたところ、1年で100件以上のお問い合わせをいただきました

山本さん

「SeminarBase」ではポータルサイト運営のほか、集客代行サービスやコンサルティングも行なっており、今回ご紹介する「WebinarBase」はウェビナー開催をアシストするセミナー管理ツールです。

というのも、ウェビナー開催までには、やることがたくさんあるんですよね。

池田

具体的にはどんなことが?

山本さん

たとえば集客用LPの作成、ウェビナー配信設定、申込フォームの作成管理、リスト管理、アンケート作成、リマインドメールの作成設定、ウェビナー運営など…

多くの業務と時間が必要で、合わせていろんなツールも必要になります。

池田

考えただけでイヤになりそうです。

山本さん

その点「WebinarBase」では、初めての方でも使いやすく、ウェビナー開催に必要な機能をすべて搭載しています。

さらにリニューアルでは、より皆さまの業務をラクにするべく、機能追加とUI/UXを大幅改修。

点在しているセミナー業務をひとつにまとめ、ウェビナー開催における業務を効率化します。

池田

機能が集約してるのはいいですが、使い方は難しくないんですか?

山本さん

簡単です!

PC操作に不慣れな方や、忙しくてなかなか準備に時間がとれない方でも、「WebinarBase」ではフローに従って入力するだけ。

たった10分でウェビナー開催の準備が完了します。

山本さん

ほかの業務をしながらの開催準備は大変ですし、ツールがたくさんあると管理も手間になり、手作業での人的ミスが発生するリスクも高まります。

「WebinarBase」はそうした工数を61%も削減。従来、ウェビナーをライブ配信で行う場合、開催準備に46時間もかかっていたものが、18時間まで短縮できるようになりました。また、ライブ配信を録画して2回目に活用できれば、開催準備を2時間まで短縮することができます。

山本さん

準備にかかる時間がかなり短縮されるので、主催者さまはウェビナー後のフォローアップや営業活動に集中できるようになるんです。

どこまで簡単?「WebinarBase」の機能をご紹介

山本さん

「WebinarBase」がどのくらい簡単に使えるかを紹介しますと…

たとえば集客におけるランディングページの作成機能。テンプレートが搭載されていて、流れに沿って情報を入力するだけで、あっという間にランディングページが完成します。テンプレートは随時追加予定。計測タグを埋め込むこともできますよ。

また、同時に案内メールの設定もでき、申込が定員に達すれば、自動で受付が終了する仕組みです。

山本さん

そして、意外と面倒なのがメールの配信です。でも「WebinarBase」の自動メール配信機能を使えば、申込後のサンクスメールやリマインドメールなどのテンプレが搭載されているので、手を煩わせることはありません

メルマガやステップメールも利用できるため、目的に合わせてご利用いただけます。開封率やクリック率、配信停止率なども測定できるので、分析やフォローアップにも役立ちます。

池田

確かにここまで簡単なら、作業効率が大幅に削減できるのも納得です。

でもウェビナーといっても、リアルタイムで講演したり、あらかじめ録画したものを配信したりといろんなスタイルがあると思うのですが、何でも大丈夫なんでしょうか?

山本さん

はい。ライブ配信はもちろん、開催時間に自動配信される擬似ウェビナー*やオンデマンド配信**もご利用可能です。内容や目的に応じて開催方法の選択ができますよ

*擬似ウェビナーとは、録画しておいた動画を設定した時間に配信する機能です。
**オンデマンド配信とは、指定された期間内で参加者が自由に動画を再生できる機能で、2024年9月より開始予定です。

複数開催しても、このように見やすい形で管理できるそう

完成まで2年、デザイナー出身だからこその“こだわり”

山本さん

実は、「WebinarBase」は完成までに2年以上かけたツールなんです。

池田

入念に準備されたんですね。お話を聞く限り、かなりこだわって開発されたのかと思いますが、その背景は…?

山本さん

大規模な会場を必要としないウェビナーは、開催側にとってコストがかからず、リソースも最小限で開催できるというメリットがある反面、配信トラブルが起こったり設定に時間がかかったりと、入念な準備が必要です。

そして、ウェビナー開催にあたって準備をする専門の担当者がいればいいのですが、多くの場合メイン業務との“兼務”となります。

池田

慣れない業務なのに、専門知識もないとなると大変ですもんね。

山本さん

そこで弊社は、ウェビナーに必要なツールを一括管理でき、“オートで回るウェビナーの仕組み”を提供することで、セミナー開催者の営業活動をサポートしたいと思ったのですが…

経営層から、自社のセミナー運営ノウハウも組み込んだ“オールインワン”なサービスであること、さらに低価格であることも必須条件だと言われまして。

池田

それで一切“妥協”のないツールが開発されたと。

山本さん

ですね。オールインワン+低価格を成立させるため、工夫に工夫を重ねました。

ただ、私の本業はWEBデザイナーでして…

池田

え? WEBデザイナーなのに開発まで!?

山本さん

初めてのことばかりで大変でしたが、使いやすさやデザインにとことんこだわり、長い年月をかけた分、納得のいく自信作ができました。

今後も、よりよいウェビナー開催のため日々開発を行い、サービスの価値向上と提供に努めてまいります。ウェビナー開催を検討している企業さまは、ぜひ一度試してみてください。

開発のテーマは「主催者のウェビナー開催を効率化し、利益最大化に貢献すること」だという山本さん。

ウェビナー開催やオフライン動画の制作に興味はあっても、準備が面倒そう…と思っているご担当者さまは、一度「WebinarBase」をチェックしてみてください。

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