ここ数年、あらゆる事業でDX化が推進されていますが…まだあまり進んでいない領域もあります。

そのひとつが、郵便物の対応業務。郵便物という“形あるもの”を扱っている以上、どうしても人の手が必要になってきます。

そのため、テレワークが定着しつつある現在でも、「郵便物の確認のために出社」「仕分けや処理などの雑務に時間をとられる」といった課題が残ってしまっているんです。

そう簡単にはいかないんです。

郵便物はサイズもさまざまで複写式のものもあるので、一括でデジタル化しづらいんですよね。

そもそも、自社でDX化を実現するにはかなりの工数がかかります。

受領からPDF化、保管までを当社でざっくり試算したところ…月600分以上かかる計算になりました。

逆に言えば、ここをDX化できたら業務効率が格段に上がるということ。

さらに、紙の郵便物はどこかに紛れて行方不明になってしまうこともあるので、セキュリティやリスクマネジメントの観点からもDX化が重要です。

そこで私たちが始めたのが、クラウド郵便®︎「atena」です。

「atena」では、自社で対応すると膨大な時間がかかる「郵便物の内容確認・PDF化・保管」まで、すべてクラウドで完結。

おかげさまで、上場企業から個人事業主まで、累計30万通を超える郵便物を取り扱ってきました。

「atena」導入後の郵便物の流れを、具体的にご説明しますね！

まずは郵便物の回収ですが、方法はふたつあります。

ひとつは、こちらでご用意した「atena専用住所」に、郵便物の届き先を集約していただくパターン。

この住所は、もちろん公式サイトや名刺に掲載いただいてOK。「atena」の表記は入らないので、自社の営業所の住所として扱っていただいて構いません。

住所を現在のオフィスや登記上の場所にしないとご都合が悪い場合は、「ポスト回収サービス」をご活用ください。

指定の曜日や頻度で私たちが出向き、設置いただいた専用ポストから回収させていただきます。

郵便物の回収後は、24時間以内にスキャンしてデータ化。

そのデータをお送りするか、ご希望でしたら原本自体を発送、もしくは破棄させていただきます。

デジタルとアナログの両方に対応できるのが、「atena」ならではのポイントです。

専用の管理画面からご確認いただけます。

それぞれの郵便物を「データ化」「原本を転送」「破棄」するかをワンクリックで選択でき、管理画面ひとつで郵便物を簡単に管理できます。

さらに郵便の到着時は、SlackやTeams、Chatwork、メールなど、普段お使いのツール経由で通知させていただきます。

そこはご安心ください。ユーザーごとにアカウントを発行し、所属チームや権限などの設定ができます。

各部署に郵便物を自動で仕分けたり、役職ごとに確認できる範囲を決めたりと、社内の状況に応じてカスタマイズできるんですよ。

郵便物を誰が閲覧したのか…といった操作ログもすべて記録・表示され、検索もできるので、紛失リスクがありません。

コメントを残せるため、社内の意思疎通も簡単にできます。

データ化された郵便物の原本は、定期的にお返ししています。

もしくはオプションとして、当社の倉庫で預かることもできますよ。

サイト上でデモ体験もできるので、もっと詳しく知りたい方はぜひ、一度試してみてください。

月50通までは5,000円（税抜）で、外装の電子化から開封・中身のPDF化まで対応します。それ以降は1通ごとに追加料金がかかります。

少人数で事業を運営している会社こそ、郵便物の煩わしさから解放されてほしいと思い、この価格帯に設定しています。

中小企業こそDX化を進めるべきなのに、「金額的に厳しい」となるのは避けたかったんです。

「2時間の作業時間がたったの5分になった」「紙で届く請求書の確認漏れやタイムロスを防げるようになった」など…

働き方改革や業務効率化につながったという声をたくさんいただいています。

経営者はもちろん、総務や郵便物担当などの「一次担当者」、営業などの「二次担当者」のそれぞれにメリットがあり、さまざまな“負”の解消につながっています。

もっともお問い合わせが多かったのは、コロナ禍でテレワークが導入されはじめたころです。

今はそのニーズが少し落ち着いてきていますが、それでも継続して利用してくれている会社がほとんどですね。

さらに、今年より改正電子帳簿保存法が施行され、「電子取引のデータ保存」が義務化されています。

請求書まわりのDX化に悩んでいる中小企業の方も、ぜひこのタイミングでお試しください。

私たちは、「アナログとデジタルの架け橋」として、お客さまの成功に貢献します。

世の中ではDX化の必要性が叫ばれているものの…デジタルのほうが生産性が高い方もいれば、逆にアナログのほうが慣れているという方もいますよね。

無理やりどちらか片方に揃えるだけでは、社会としての生産性が損なわれる一方。

双方の架け橋となるような存在が必要だと思っており、その象徴が「atena」だと自負しています。

誰かに無理を強いるのではない、本当の意味での生産性向上・業務効率化に向き合いたいという企業の方はぜひ、「atena」をご活用ください！