法令遵守から情報漏洩対策まで。電子メールのリスクから企業を守る「メールタンク4」
電子メールにともなうリスク、きちんと把握できてます?
新R25編集部
電子帳簿保存法の改正により、2024年1月から電子取引データの保存が完全義務化されました。
電子取引を行った場合、原則として紙での保存が認められなくなり、データを残しておかなくてはいけないそうですが、これにより、多くの企業のシステム担当者が対応に追われたと聞きます。
そんな担当者の味方になるのが、メールアーカイブアプライアンス「メールタンク4」。
開発した株式会社テックリンクの代表取締役CEO・坂憲一さんに、メール保存の重要性と同製品のメリットについて教えてもらいました。
〈聞き手=古川裕子(新R25編集部)〉
あまり意識したことなかったかも…? メールアーカイブの重要性
坂さん
私たち株式会社テックリンクが提供する「メールタンク4シリーズ」は、電子メールを取り巻くさまざまなリスクから企業を防衛する、メールアーカイブ製品です。
古川
ざっくり言うと、メール情報を保存しておける機器ってことですかね?
坂さん
その通りです。
2024年1月から施行された改正電子帳簿保存法により、電子取引データは保存が義務となりました。
そしてこの場合の“電子取引データ”とは、EDI(電子データ交換)やクラウドサービスの利用による授受だけでなく、電子メールも含まれます。
古川
メールのやり取りも、いちいち残しておかなければならないんですか?
坂さん
そうなんですが、すべてのメールというわけではありません。
おもには発注書や見積書、納品書、契約書などを添付したり、本文にその取引情報を記載したりしたメールが対象です。
かつ、保存の際は削除や改ざんされてはいけない、保存した電子データは検索できるようにしないといけないなど、必要な要件を満たしておかなくてはいけません。
古川
ただ受信箱に溜めておけばいいわけでもないのか…
坂さん
そうなんです。
そうなると、受発注のやり取りからデータの管理まで一元的に管理できるサービスの導入検討や、社内の運用手法の統一といった見直しの対応が必要となってきますが、実現するのはなかなか難しくないですか?
そのような企業の抱える課題をまるごとサポートするのが、弊社の「メールタンク4シリーズ」です。
メールタンク4「エンタープライズモデル」
坂さん
また、そうでなくてもメールの管理は、ますますその重要性が高まっています。
古川
と言いますと?
坂さん
たとえばパソコンやシステムまわりが壊れた場合。メールのバックアップがあったら安心ですよね。
古川
データがいきなりなくなってしまうのは困りますね。
坂さん
ほかにも「言った」「言わない」などのトラブルをなくす目的で、履歴を残すためにメールを送ることもありますよね?
そのような業務履歴の記録に加え、情報漏洩防止や法的要件への対応の観点からも、メールアーカイブを残しておくと安心です。
古川
なるほど。何かあってからでは遅いってことですね。
坂さん
テックリンクは、2005年4月1日の個人情報保護法の全面施行に合わせ、創業の2003年からメール保存のソリューション開発に携わってきました。
「メールタンク(初代)」をリリースしたのは2004年。それ以降、バージョンアップを繰り返し、2023年10月より「メールタンク4」を販売しています。
このメールアーカイブ業界で20年培ったノウハウで、お客様の業務効率化と法令遵守を実現する電子帳簿保存法対応をしっかりバックアップいたします。
「メールタンク4」の導入メリットとは
古川
「メールタンク4」シリーズのおもな特徴を教えてください。
坂さん
ポイントは4つあります。
①送受信メールをそのまま保存&長期バックアップ
坂さん
まず、添付ファイルを含むメールデータは、送受信したままの状態で再現できます。
外付けのHDDや社内のNASへもバックアップに対応しており、長期アーカイブを可能にします。
古川
データって別のシステムに保存すると、もとの形式が崩れて見づらいこととかありますもんね。そのあたりも考慮されてるのか…
②専用ブラウザでの検索機能の充実と即時ダウンロード
坂さん
保存されたメールデータは、専用ブラウザを通じて柔軟な検索が可能です。
本文キーワードやタグによる分類、添付ファイルの有無やキーワード抽出など幅広い検索方法に対応しています。
さらに、検索結果のメールデータをダウンロードすることができ、即時復旧にも活用できます。
設置イメージ
③オプションで、タイムスタンプ対応のセットプランも用意
坂さん
タイムスタンプも、改正電子帳簿保存法では求められている対策のひとつです。
古川
タイムスタンプ…?
坂さん
データに正確な日時情報を付与する、電子的な証明書のようなものです。
特定の電子文書やデータがその時点で存在していたことを証明し、後から変更が加えられた場合はそれを検知できるため、改ざんされていないことの証明にもつながります。
オプションになりますが、「メールタンク4」は、タイムスタンプ専用機器(NAS)との連携にも対応しています。これにより、バックアップされた添付ファイルへの自動タイムスタンプ付与を実現します。
古川
改ざん防止対策につながるのは心強い機能ですね。
坂さん
正直、メール保存にかける人手がない、という企業は多いはずです。
「メールタンク4」はIT人材不足、情報システム部の運用の負荷軽減を開発設計の軸としています。
④規模に応じて、柔軟なカスタマイズに対応
坂さん
また幅広いメール運用環境に対応するため、お客様の運用形態に合わせて機器のカスタマイズにも対応しています。
たとえば、搭載HDDの容量増強やメモリの増設など…多彩な組み合わせでの提案が可能です。
あらゆるリスクに備えて対策しておくといいワケ
古川
対策の重要性はわかりましたが、実際にどんなリスクが考えられるんでしょう?
坂さん
リスクは多岐にわたります。
まずは法令遵守の問題。電子帳簿保存法などの要件に対応できないと、罰則や監査対応に苦慮する可能性があります。
ほかには、システム障害や人為的ミスによるデータ喪失のリスク。これは重要な業務情報や証拠の消失につながりかねません。
古川
たしかに。「やっておくといい」というよりは「やっておかないといけない」わけですね。
坂さん
また、管理不備による機密情報の漏洩リスクや、従業員の退職・異動時のメールデータアクセス困難といった業務継続性の問題も。
さらに、不適切なメール使用や内部不正の見逃しによる企業信用の低下、そしてトラブル時に「言った・言わない」を証明できないといった事態になることも、重要なリスクとして挙げられます。
古川
社員の退職や異動で「あれってどうなってたっけ?」というのはあるあるかも。
坂さん
適切なメールアーカイブシステムの導入により、これらのリスクを軽減することができます。
普段はあまり意識しないかもしれませんが、トラブルに直面する可能性があることを考えると、どんな企業にとってもメール保存は必要な措置と言えます。
坂さん
「メールタンク4」は、アプライアンス型の特性である「オンプレミス」*を採用しているので、導入・運用が簡単なことも特徴です。
クライアントPCの設定変更や、大幅なネットワークの変更作業は一切発生しません。
*サーバーやネットワーク機器、ソフトウェアといった情報システムを自社で保有・管理する設備に設置・運用する利用形態
古川
費用やラインナップはどんな感じでしょうか?
坂さん
価格面もアプライアンスの特性を活かし、コストダウンを実現しています。
坂さん
ほかにもWebメールシステムとの連動により、クラウドサービスのオプション費用をゼロにしたり、退職社員のメールを保存するため、必要以上にライセンス契約をしなければならない現状を解決します。
古川
システムって、導入のためにお金も手間もかかるイメージですが、手軽に導入できて“目に届く場所での管理”ができるのはいいですね。
坂さん
弊社は20年以上継続して開発を続けているため実績が豊富で、国内での安定した技術サポートの提供が可能です。
アプライアンス型を長い年月提供している会社は、私が知る限り、弊社を含め数社しかありません。
クラウドサービスへの移行やソフトウェアの導入には踏み切れないが、個人情報管理を始めとしたメールを取り巻くさまざまなリスク管理において、「メールタンク4」は強力なサポートとなることをお約束いたします!
情報管理がますます厳しくなる時代。
きめ細やかなセキュリティ対策に加えて、開発もサポートも純国産という「メールタンク4」。万が一に備えておくと、大きな安心感につながりそうです。
「自社の対策、不十分かも…」と感じた方は、ぜひ問い合わせてみてください。
〈執筆=吉河未布/編集=古川裕子〉
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