私たち株式会社テックリンクが提供する「メールタンク4シリーズ」は、電子メールを取り巻くさまざまなリスクから企業を防衛する、メールアーカイブ製品です。

その通りです。

2024年1月から施行された改正電子帳簿保存法により、電子取引データは保存が義務となりました。

そしてこの場合の“電子取引データ”とは、EDI（電子データ交換）やクラウドサービスの利用による授受だけでなく、電子メールも含まれます。

そうなんですが、すべてのメールというわけではありません。

おもには発注書や見積書、納品書、契約書などを添付したり、本文にその取引情報を記載したりしたメールが対象です。

かつ、保存の際は削除や改ざんされてはいけない、保存した電子データは検索できるようにしないといけないなど、必要な要件を満たしておかなくてはいけません。

そうなんです。

そうなると、受発注のやり取りからデータの管理まで一元的に管理できるサービスの導入検討や、社内の運用手法の統一といった見直しの対応が必要となってきますが、実現するのはなかなか難しくないですか？

そのような企業の抱える課題をまるごとサポートするのが、弊社の「メールタンク4シリーズ」です。

また、そうでなくてもメールの管理は、ますますその重要性が高まっています。

たとえばパソコンやシステムまわりが壊れた場合。メールのバックアップがあったら安心ですよね。

ほかにも「言った」「言わない」などのトラブルをなくす目的で、履歴を残すためにメールを送ることもありますよね？

そのような業務履歴の記録に加え、情報漏洩防止や法的要件への対応の観点からも、メールアーカイブを残しておくと安心です。

テックリンクは、2005年4月1日の個人情報保護法の全面施行に合わせ、創業の2003年からメール保存のソリューション開発に携わってきました。

「メールタンク（初代）」をリリースしたのは2004年。それ以降、バージョンアップを繰り返し、2023年10月より「メールタンク4」を販売しています。

このメールアーカイブ業界で20年培ったノウハウで、お客様の業務効率化と法令遵守を実現する電子帳簿保存法対応をしっかりバックアップいたします。

ポイントは4つあります。

まず、添付ファイルを含むメールデータは、送受信したままの状態で再現できます。

外付けのHDDや社内のNASへもバックアップに対応しており、長期アーカイブを可能にします。

保存されたメールデータは、専用ブラウザを通じて柔軟な検索が可能です。

本文キーワードやタグによる分類、添付ファイルの有無やキーワード抽出など幅広い検索方法に対応しています。

さらに、検索結果のメールデータをダウンロードすることができ、即時復旧にも活用できます。

タイムスタンプも、改正電子帳簿保存法では求められている対策のひとつです。

データに正確な日時情報を付与する、電子的な証明書のようなものです。

特定の電子文書やデータがその時点で存在していたことを証明し、後から変更が加えられた場合はそれを検知できるため、改ざんされていないことの証明にもつながります。

オプションになりますが、「メールタンク4」は、タイムスタンプ専用機器（NAS）との連携にも対応しています。これにより、バックアップされた添付ファイルへの自動タイムスタンプ付与を実現します。

正直、メール保存にかける人手がない、という企業は多いはずです。

「メールタンク4」はIT人材不足、情報システム部の運用の負荷軽減を開発設計の軸としています。

また幅広いメール運用環境に対応するため、お客様の運用形態に合わせて機器のカスタマイズにも対応しています。

たとえば、搭載HDDの容量増強やメモリの増設など…多彩な組み合わせでの提案が可能です。

リスクは多岐にわたります。

まずは法令遵守の問題。電子帳簿保存法などの要件に対応できないと、罰則や監査対応に苦慮する可能性があります。

ほかには、システム障害や人為的ミスによるデータ喪失のリスク。これは重要な業務情報や証拠の消失につながりかねません。

また、管理不備による機密情報の漏洩リスクや、従業員の退職・異動時のメールデータアクセス困難といった業務継続性の問題も。

さらに、不適切なメール使用や内部不正の見逃しによる企業信用の低下、そしてトラブル時に「言った・言わない」を証明できないといった事態になることも、重要なリスクとして挙げられます。

適切なメールアーカイブシステムの導入により、これらのリスクを軽減することができます。

普段はあまり意識しないかもしれませんが、トラブルに直面する可能性があることを考えると、どんな企業にとってもメール保存は必要な措置と言えます。

「メールタンク4」は、アプライアンス型の特性である「オンプレミス」*を採用しているので、導入・運用が簡単なことも特徴です。

クライアントPCの設定変更や、大幅なネットワークの変更作業は一切発生しません。

価格面もアプライアンスの特性を活かし、コストダウンを実現しています。

ほかにもWebメールシステムとの連動により、クラウドサービスのオプション費用をゼロにしたり、退職社員のメールを保存するため、必要以上にライセンス契約をしなければならない現状を解決します。

弊社は20年以上継続して開発を続けているため実績が豊富で、国内での安定した技術サポートの提供が可能です。

アプライアンス型を長い年月提供している会社は、私が知る限り、弊社を含め数社しかありません。

クラウドサービスへの移行やソフトウェアの導入には踏み切れないが、個人情報管理を始めとしたメールを取り巻くさまざまなリスク管理において、「メールタンク4」は強力なサポートとなることをお約束いたします！